О компании
Шоколадная корпорация Choco Corp производит брендированный шоколад для корпоративных и частных клиентов. Компания базируется в Ростове-на-Дону, но осуществляет доставку по всей России. Такой шоколад служит бизнес-инструментом: им угощают клиентов, формируя лояльность к бренду.
В штате насчитывается от 30 до 50 сотрудников в зависимости от сезона. Годовой оборот составляет от 70 до 100 миллионов рублей.
Google-таблицы и сила привычки
Основатель и руководитель Choco Corp Максим Костюков рассказал, как и зачем решил внедрить сервис финансового учета.
«Мы всегда вели финансовый учет. Наши Google-таблицы были автоматизированы, банковские операции загружались автоматически, но не разносились по учетным статьям. Было понятно, как организовать и это! Но я решил, что будет правильно обратиться к сервису и не изобретать велосипед», — сообщил он.
Изначально его выбор пал не на «ПланФакт», а на другой сервис, потому что Костюков был лично знаком с его основателем.
«Там был прекрасный интерфейс, но в процессе работы стали неизбежно возникать вопросы. А техподдержка лениво отправляла к справке на сайте», — отметил Максим.
Столкнувшись с таким отношением, он решил протестировать и другие сервисы, зарегистрировавшись в «ПланФакте». Немного ознакомившись, по привычке он снова вернулся к Google-таблицам.
Через несколько дней ему позвонили из техподдержки «ПланФакта» и предложили провести видеопрезентацию возможностей сервиса. Именно это и было нужно клиенту, который привык к таблицам, но понимал необходимость специализированного решения.
«Презентация развеяла все мои сомнения, я смог задать интересующие вопросы, понять принципы сервиса. Выбор в пользу «ПланФакта» был сделан окончательно», — добавил Костюков.
Однако в работе компании были сложные для учета операции, поэтому он решил воспользоваться услугами финансового консультанта.
Финконсультант настроил работу, как часы
Финансовый консультант на услуге «Внедрение» в течение месяца регулярно созванивался с Максимом Костюковым и помогал распутать тысячи операций за два предыдущих года.
«Как провести полученный товар с отсрочкой платежа, чтобы и платеж был запланирован в платежном календаре, и задолженность перед поставщиком была зафиксирована и погашена? Какие выплаты отнести к расходам, а какие к активам?» — перечислял вопросы Максим.
Особую сложность представлял взаимозачет со «СДЭК», который выступал и платежным агентом, и поставщиком услуг.
«По итогам месяца происходит сверка. Есть сумма, которую СДЭК собрал с клиентов, есть сумма стоимости услуг, которые он нам оказал. Происходит взаимозачет. И как это организовать с точки зрения финансового учета, я сам разобраться не мог», — пояснил он.
Это лишь несколько примеров, где потребовалась помощь. В течение месяца работу поставили на рельсы.
«Работа с финконсультантом дисциплинирует: от сессии к сессии мы определяли круг вопросов, что-то делала она, что-то готовил я. В результате блок за блоком мы приводили в порядок информацию. Все, что мы упорядочили, работает теперь, как часы», — заявил Костюков.
Поддержка — топ и классные дашборды
После полугода работы в сервисе Максим Костюков смог оценить все его преимущества.
«Круто, что учетные статьи имеют вложенность. Например, ФОТ можно разложить на должности. Это удобнее, чем в Google-таблицах или Excel», — отметил он.
Также он выделил ключевые функции:
- Интеграция с Альфа-банком и Яндекс Кассой плюс «правила» автоматически и безошибочно разносят операции.
- Видны в реальном времени платежи через интернет-эквайринг и комиссии.
- Возможность планировать доходы и расходы, прогнозируя кассовый разрыв.
- Удобный фильтр в операциях для поиска данных о выручке, прибыли или расходах для управленческих решений.
«Классные дашборды, мечтал о таких! Например, на них наглядно видно предновогоднюю сезонность и провальные ковидные месяцы. Поддержка через чат — вообще топ! Отвечают быстро, дают развернутые ответы», — добавил он.
«ПланФакт» как источник данных
Максим Костюков четко понимает, зачем ему нужен сервис финансового учета: чтобы принимать решения, опираясь на фактические данные, а не наобум.
«Какое-то время назад мы работали с одной целью — получить выручку. Примерно считали прибыль, какая она была — непонятно», — вспоминал он.
Затем компания начала считать маржинальность, и для отдела продаж появилась новая цель — маржинальная прибыль.
«Тут нас ждало открытие: некоторые крупные заказы, в которых мы «прогнулись» и сделали большую скидку, для нас убыточны. Когда начали считать маржинальность, подобные заказы в минус мы если и позволяли себе, то только осознанно», — пояснил Максим.
Следующим этапом стало понимание необходимости учета постоянных расходов. Это позволило вычислить трудоемкость каждого заказа и включить в его стоимость долю постоянных издержек.
«С этими исходными мы пересчитали весь наш прайс и выяснили, что у нас есть убыточные позиции. То есть часть продукции мы постоянно продаем в минус», — констатировал он.
Анализ показал, что значительно уменьшить расходы не получится. Оставалось одно — поднимать цены. Чтобы спрогнозировать последствия, взяли реальный месяц с реальными продажами и применили к нему старый и новый прайс-лист.
«Если верить нашему прогнозу, то после повышения цен количество продаж сократится, а выручка и прибыль вырастут. Мы объявили о повышении цен с 1 июня», — сообщил Костюков.
Этот подход принципиально отличается от прежнего, так как в расчетах учитывается сумма постоянных расходов.
«А где мы ее берем? В «ПланФакте»! За два последних года у нас там учтены все расходы, поэтому мы с большой точностью можем получить данные и построить прогноз», — заявил он.
Таким образом, подготовительная работа с консультантом позволила точно понимать постоянные расходы и анализировать показатели, а не действовать наугад.
««ПланФакт» на этапе внедрения становится как бы потребителем данных, а потом он сам превращается в источник данных для правильных выводов, расчетов, прогнозов и анализа», — резюмировал Максим Костюков.
