Анализ использования запасов
Запасы обеспечивают бесперебойную работу бизнеса, но их содержание требует затрат. К ним относятся аренда склада, охрана, поддержание условий, а также риск устаревания и порчи товаров.
Эффективная система управления находит баланс между надежностью снабжения и минимизацией издержек. Она отвечает на ключевые вопросы: что, когда, в каком объеме закупать и что уже есть в наличии.
Что входит в запасы
- Сырье, материалы, топливо и комплектующие.
- Незавершенное производство.
- Готовую продукцию или товары для перепродажи.
Это критически важные активы компании. Для определения приоритетов в закупках применяется XYZ-анализ, классифицирующий запасы по стабильности спроса.
Проведение XYZ-анализа
- Данные о продажах разбиваются на несколько периодов (желательно более пяти).
- Для каждой позиции рассчитывается коэффициент вариации.
- Ресурсы делятся на три категории: * X: колебания до 10% (устойчивый спрос). * Y: колебания 10-25% (нестабильный спрос). * Z: колебания свыше 25% (непредсказуемый спрос).
Например, товар со стабильным спросом требует постоянного контроля и пополнения. Для продукции с нестабильным спросом заказы делаются реже, но необходим страховой запас. При высоких колебаниях выгодны частые поставки небольшими партиями.
«Наличие товара в магазине, на торговом складе — это закон номер один. Люди привыкают покупать товар в одном месте. Если однажды товара не будет, они начнут искать новые каналы поставки и, возможно, уйдут навсегда», — отметил Андрей Шелестов, основатель «ОхотАктив».
Он также добавил, что сложность логистики и сбои в цепочках поставок требуют увеличения страховых запасов и более длительного планирования.
Контроль уровня запасов
Своевременное пополнение обеспечивает расчет точки заказа. Это минимальный уровень запаса, при котором необходимо размещать новый заказ.
Формула точки заказа: Точка заказа = Суточный расход × Максимальное время выполнения заказа
Время выполнения заказа — это период между размещением заказа и получением товара. В расчет берется максимальный срок для страховки от задержек.
После поставки запас достигает максимума, затем постепенно снижается до точки заказа. Поэтому средний уровень запасов принимается равным половине объема заказа.
Пример расчета:
- Суточный расход: 100 кг.
- Максимальное время поставки: 5 дней.
- Объем заказа: 5 000 кг.
- Стоимость хранения: 50 руб./кг в год.
- Точка заказа = 100 кг/день × 5 дней = 500 кг.
- Средний уровень запасов = 5 000 кг / 2 = 2 500 кг.
- Годовые затраты на хранение = 2 500 кг × 50 руб. = 125 000 руб.
Елена Аверичева, исполнительный директор «Бизнес Аудит Консалтинг», привела пример внедрения системы контроля. В компании «Альфа» для расходных материалов рассчитали безопасный минимальный остаток. При его достижении программа автоматически уведомляет закупщика.
«Для четкого учета товаров и материалов в компании внедрили адресное хранение и штрихкодирование. До этого использовалась «лайт»-версия с цветовым кодированием секторов склада, что сократило время поиска и инвентаризации», — сообщила Аверичева.
Расчет оптимального размера заказа
Общие затраты на материалы включают несколько компонентов:
- Стоимость приобретения (цена, доставка).
- Затраты на размещение заказов (оформление, приемка).
- Затраты на хранение (склад, страхование, устаревание, возможные проценты по кредиту).
- Убытки из-за дефицита (простои, упущенные сделки).
- Потери от краж, ошибок учета или порчи.
Затраты на хранение и размещение заказа находятся в обратной зависимости. Большая партия снижает затраты на размещение, но увеличивает стоимость хранения. Экономически обоснованный размер заказа (ОРЗ) минимизирует сумму этих двух затрат.
Формула расчета ОРЗ: ОРЗ = √( (2 × Годовая потребность × Затраты на размещение) / Затраты на хранение единицы )
Пример для годовой потребности 10 тонн:
- Затраты на хранение: 5 000 руб./т в год.
- Затраты на размещение: 1 000 руб./заказ.
ОРЗ = √( (2 × 10 × 1 000) / 5 000 ) = 2 тонны.
При расчете также важно учитывать возможные оптовые скидки от поставщиков, которые могут сделать выгодным увеличение партии.
Оценка запасов на складе
Для контроля фактического наличия периодически проводится инвентаризация — сверка учетных и реальных остатков. Она может быть непрерывной (при каждом движении) или периодической (раз в месяц, квартал, год).
Изменение цен закупки требует выбора метода оценки запасов:
- Сплошная идентификация: для штучных, уникальных позиций.
- FIFO (первым поступил — первым выбыл): для однородного сырья.
- LIFO (последним поступил — первым выбыл): подходит для сырья со стабильными ценами.
- По средневзвешенной стоимости: используется средняя цена за период.
Метод оценки должен быть единым для всех запасов компании.
Признаки эффективной системы управления запасами
- Оптимальный размер закупаемых партий.
- Своевременные платежи поставщикам.
- Тщательная проверка поставок.
- Фиксация всех закупок с указанием цены и количества.
- Быстрый поиск и отгрузка со склада.
- Поддержание планового уровня запасов.
- Защита запасов от повреждений, краж и пожаров.
- Фиксация любого движения в учетной системе.
- Прозрачность и доступность данных об остатках и перемещениях.
