Устаревшие методы учета: парадокс современного бизнеса
Наложные, заполненные от руки под копирку, записи в тетрадях и подсчеты в уме кажутся пережитком 90-х. Однако, как ни странно, эти методы до сих пор популярны в финансовом учете организаций.
Согласно отчету Национального агентства финансовых исследований (НАФИ), каждое четвертое предприятие ведет учет без электронных средств: 18% делают это письменно, а 6% держат данные «в уме».
Почему бизнес выбирает устаревшие инструменты?
Значительная часть предпринимателей (39%) использует программы общего назначения, например, электронные таблицы или текстовые редакторы. Такие инструменты не предназначены для учета и часто ведут к ошибкам.
Причины этого выбора логичны. Во-первых, у предпринимателей просто нет времени на глубокий финансовый анализ. Их внимание отвлекают стратегия, рост прибыли, найм персонала и работа с контролирующими органами.
Во-вторых, мешает недостаток знаний в экономике, бухгалтерии и низкая цифровая грамотность.
К чему приводит слабый учет? Кассовый разрыв
Главная опасность — кассовый разрыв, когда на счетах нет денег для срочных выплат. Это частая проблема российского бизнеса.
«Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс!», — рассказал он о своем опыте.
Результат не заставил себя ждать — образовалась «дыра» в 500 тысяч рублей. Сейчас франчайзи «Додо Пиццы» использует сервис ПланФакт, но тогда пришлось брать кредит на зарплаты.
Исследование НАФИ показывает, что 37% собственников регулярно сталкиваются с кассовыми разрывами. Для 10% бизнесменов это происходит 3–5 раз в год.
Инструменты для учета финансов организации: плюсы и минусы
Чтобы избежать ошибок, необходим системный подход. Рассмотрим основные современные инструменты.
1. Электронные таблицы (Excel, Google Sheets)
- Плюсы: Доступность, широкий функционал для базовых расчетов. Подходят на самых ранних этапах.
- Минусы: * Сложность: Для решения нетривиальных задач требуются продвинутые навыки. * Трата времени: Ручное объединение данных из разных источников отнимает часы. * Риск ошибок: Ошибка в формуле искажает всю картину.
2. Специализированные программы (1С, «МойСклад»)
- Плюсы: Комплексное решение, гарантии качества от производителя.
- Минусы для малого бизнеса: * Требуют специалиста: Рассчитаны на работу профильного сотрудника или отдела. * Высокая стоимость: Цена часто неподъемна для стартапа. * Отраслевая специфика: Многие продукты «заточены» под конкретный вид деятельности.
3. Приложения для личных финансов (CoinKeeper, EasyFinance и др.)
- Плюсы: Мобильность, низкая стоимость или бесплатный доступ, интеграция с картами и платежными системами.
- Минус: Не предназначены для бизнеса. В них нет ключевых понятий: юридическое лицо, анализ прибыли, учет активов. Функционал слишком узок.
4. Онлайн-сервисы для бизнеса (ПланФакт и аналоги)
- Плюсы: * Простота: Интерфейс понятен без финансового образования. * Экономия времени: Минимизируют рутину, дают оперативную информацию. * Доступность: Цена ниже, чем у корпоративных решений. * Комплексность: Включают все необходимые отчеты.
Ключевые финансовые отчеты в сервисах
Для контроля необходимы три отчета:
- ДДС (Движение денежных средств): Позволяет видеть остатки и предотвращать кассовые разрывы. Рекомендуется к ежедневному ведению.
- ОПУ (Прибыли и убытки): Показывает финансовый результат по компании и сегментам, помогает учитывать долги. Актуален для работы с предоплатой.
- Балансовый отчет: Демонстрирует распределение денег в компании, учитывает активы и пассивы.
Почему ПланФакт?
Это комплексное решение для финансового и управленческого учета, «заточенное» под малый бизнес. Сервис помогает:
- отслеживать прибыльные и убыточные направления;
- заранее предотвращать кассовые разрывы;
- контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- автоматизировать учет через интеграцию с банками;
- делегировать рутину сотрудникам с ограничением доступа к ключевым данным.
