Павел Хорошевский, предприниматель из Барнаула, рассказал, как ушел от двадцати Excel-таблиц к онлайн-сервису учета финансов. Благодаря этому он стал тратить в десять раз меньше личного времени, разгрузил менеджеров и раскрыл талант помощника руководителя. Также он объяснил, как теперь можно точно знать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам.
Интернет-агентство BTB занимается разработкой и продвижением сайтов с 2010 года. Его основные клиенты – представители малого бизнеса из разных сфер. Сейчас агентство одновременно ведет и поддерживает более ста клиентов.
Раньше учет в компании вели в двадцати разных Excel-таблицах. Этим занимались два выделенных сотрудника и все менеджеры, но такая практика была неэффективна.
«Ошибки в Excel, которые порой были годами. За каждой циферкой стоят деньги, ошибки приводили к конфликтам и обидам сотрудников, поэтому часто они трактовались в пользу сотрудника и в ущерб компании», — отметил Павел.
У агентства много клиентов, и все они платят по-разному: безналичным способом и наличными, разовыми и регулярными платежами.
«Была очень наглядная и удобная таблица, по которой сразу было видно: сколько кто и кому должен – но зато по всем остальным направлениям был бардак», — добавил предприниматель.
Поэтому перед собственником встала задача уйти от множества таблиц, упростить учет и повысить его качество.
Поиск решения не занял много времени.
«Я был в отпуске, и у меня через неделю отдыха началась «ломка по работе». И я решил, раз меня никто не отвлекает, смогу заняться стратегическими задачами. Начал искать решения и сервисы, которые смогут повысить производительность и прибыль. И нашел ПланФакт. Я нашел, конечно, не только его, изучил описания, тарифы и функционал, почитал отзывы. Но решил попробовать именно ПланФакт. Мне понравился его интуитивный интерфейс и то, что он переведен с бухгалтерского языка на язык предпринимателя», — рассказал он.
Агентство плавно перешло на работу в новом сервисе.
«Две недели чистого теста, потом один месяц переходный, когда мы вели и ПланФакт, и Excel, и далее мы вели все в ПланФакте. Да, были ошибки, было сопротивление сотрудников, но все были предупреждены, что будет немного трудно. И мы справились. Кстати, мне как руководителю было совсем не трудно!» — поделился Павел.
Если в Excel любой анализ приходилось делать вручную, то в ПланФакте все отчеты строятся автоматически. Самыми полезными функциями для Павла оказались интеграция с банком, анализ доходов и расходов, фильтрация платежей, вид остатков на счетах и удобный интерфейс.
Главными результатами стали экономия времени и денег, а также повышение рентабельности проектов. Сейчас Павел тратит на работу с сервисом всего час в неделю, тогда как раньше учет финансов отнимал у него в десять раз больше времени.
«Раньше было так, что много людей вели свои таблицы, потом все это сливалось в кучу, получались ошибки. В общей сложности на это уходило около 10 человеко-дней в месяц, из этого 5 дней – моего личного времени. Сейчас на финансы у одного сотрудника уходит около часа-полутора часов в день. Через полгода работы мы отдали ведение ПланФакта помощнику руководителя, который сейчас уже и вовсе не помощник, а руководитель финансового отдела!» — сообщил предприниматель.
Новый инструмент также позволил анализировать рентабельность проектов и улучшить эффективность менеджеров.
«Если возникает ситуация, когда проект планировалось выполнить за полтора месяца, а мы его делаем уже 4, то в ПланФакте такая ситуация очень четко видна – что мы все переносим планируемую оплату, и переносим, и переносим. А чем больше переносим – тем меньше зарабатываем. Это позволяет сразу увидеть, какие проекты нужно торопить», — пояснил он.
Кроме того, появилась полная наглядность в управлении финансами.
«В основе наших ценностей всегда стояло выполнение финансовых обязательств перед сотрудниками, поэтому нам было критически важно видеть наличие средств на счетах. Теперь я всегда вижу, сколько денег на всех счетах, хватит ли их на выдачу зарплаты и т.д.», — заявил Павел Хорошевский.
