Рабочее время – это период, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определённое вознаграждение. Этот ресурс, по сути, и приобретает работодатель.
«Управлять можно только тем, что можно измерить», — отмечал Питер Друкер. Именно поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учёт ведётся разными способами: от простых отметок в бумажном табеле до сложных программ, собирающих статистику, фиксирующих посещённые сайты или делающих снимки экрана.
Выбор системы зависит от приоритетов собственника. Для грузоперевозок оптимален мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратится на задачу, как часто и почему сотрудник отвлекается. Эти данные нужны для оценки персонала, планирования и принятия управленческих решений.
Основой планирования графика служит производственный календарь. В нём отражены выходные, переносы дней и нормативы для разных режимов работы. Это необходимо, поскольку работа в выходные и праздники оплачивается в двойном размере, как и сверхурочная. На основе календаря формируются сменные графики и табели.
Одним из простых, но эффективных методов контроля является видеонаблюдение. Камеры позволяют видеть, чем заняты сотрудники. Со временем люди могут привыкнуть к ним, но запись остаётся полезным доказательством в спорных ситуациях. Минусы метода – потенциальное ухудшение психологического климата и необходимость затрат времени на анализ записей.
Аудиоконтроль, или запись телефонных разговоров, применяется для сотрудников, работающих с клиентами. Он помогает оценить длительность консультаций, соблюдение алгоритмов и компетентность специалиста.
Ещё один способ – отчёты о проделанной работе. Сотрудники самостоятельно описывают выполненные задачи и затраченное время. Достоинство метода – низкая стоимость, недостаток – возможная субъективность и необходимость дисциплины.
Системы контроля доступа фиксируют время входа и выхода по карточкам или биометрическим данным. Их минус в том, что они учитывают лишь присутствие, а не реальную занятость.
Для сотрудников с разъездным характером работы актуален мониторинг перемещений с помощью GPS-трекеров. Это позволяет анализировать маршруты и оптимизировать логистику.
Наиболее детальные данные предоставляют специализированные программные сервисы. Они автоматически фиксируют активность на компьютере, не отвлекая сотрудника.
Исследования показывают, что продуктивная работа в течение дня часто ограничивается примерно тремя часами. Специальные программы помогают понять, на что тратится остальное время. Они учитывают активность, формируют отчёты и помогают руководителям анализировать загруженность команд.
Сервис Kickidler записывает видео с экрана и фиксирует нажатия клавиш, предоставляя полную картину компьютерной активности. Crocotime учитывает время за компьютером и звонки, автоматически формируя табели. StaffCop анализирует поведение пользователя, перехватывая переписку и контролируя доступ к сайтам.
Программа ManicTime автоматически фиксирует использование приложений и делает скриншоты, но не позволяет вести удалённый мониторинг. Yaware.TimeTracker учитывает запущенные программы и контролирует нарушения, такие как опоздания. Hubstuff подходит для работы с фрилансерами и интегрируется с популярными сервисами.
TimeCamp автоматически фиксирует время и помогает вести бюджет проектов. Toggl же предназначен скорее для самоконтроля, требуя от сотрудника самостоятельного запуска таймера.
«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса», — считает Чермен Дзотов, маркетолог и основатель агентства «Найдем Эксперта». Он отмечает, что такие программы полезны, но важно не злоупотреблять ими, чтобы не вызывать у сотрудников чувства скованности. По его словам, ключевая задача – показать, что система предназначена для анализа производительности, а не для наказания.
Главный плюс внедрения систем учёта – получение руководителем объективной информации о работе команды. Это позволяет точнее оценивать трудозатраты, рассчитывать оплату и дисциплинирует сотрудников. Однако система предполагает затраты на оборудование, ПО и анализ данных.
Контроль может усиливать стресс и снижать мотивацию, провоцируя поиск способов его обхода, что ухудшает атмосферу в коллективе.
Обязанность вести учёт рабочего времени закреплена за работодателем статьёй 91 ТК РФ. Для этого обычно используются унифицированные формы табелей Т-12 или Т-13, которые хранятся не менее пяти лет.
При установке систем наблюдения или контроля доступа необходимо издать локальный акт и ознакомить с ним персонал под подпись. Обработка биометрических данных требует отдельного письменного согласия сотрудника.
Выбор оптимального способа контроля зависит от специфики организации. На производстве может быть достаточно системы пропусков, в IT-сфере важен учёт времени, затраченного на конкретные задачи. Необходимо учитывать как преимущества в виде повышения эффективности, так и минусы, включая затраты и влияние на психологический климат.
