Весной 2020 года кадровики не успевали следить за постоянно меняющимися указаниями. Роструд и Минтруд иногда давали противоречивые разъяснения, а Роспотребнадзор то грозил проверками, то уверял в их отсутствии. Бизнес в это время пытался любыми способами пережить сложный период. Осенью с приходом второй волны коронавируса наступил и новый виток кризиса, сделавший кадровые вопросы для руководителей еще более острыми.
Если ранее главной проблемой был дефицит кадров, то теперь ключевыми стали вопросы управления имеющимся персоналом. На первый план вышли организация удаленной работы, сверхурочный труд, совмещение должностей, оформление больничных и добровольного медицинского страхования.
Одним из самых распространенных решений стал перевод сотрудников на дистанционную работу. В некоторых регионах это стало обязательной мерой.
«Роструд рекомендует оформлять перевод на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору», — сообщили в ведомстве.
Важно помнить, что зарплата при таком переводе сохраняется, если не меняются объем обязанностей и режим работы. Дистанционная работа предполагает стандартный график, а не круглосуточную доступность. Компания не обязана обеспечивать сотрудника техникой или компенсировать расходы на связь. Контроль можно осуществлять с помощью специальных программ.
Роструд также разъяснил, что эпидемия может считаться основанием для объявления простоя не по вине работодателя. В таком случае простой оплачивается в размере не менее двух третей оклада. Однако официально эпидемия в России не объявлена, поэтому для перевода сотрудника на другую работу лучше получить его письменное согласие.
Если часть коллектива заболевает, нагрузка на остальных возрастает. Решением может стать сверхурочная работа. Первые два часа такой работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Работа в выходные, праздники и ночное время также подлежит повышенной оплате.
Для экономии можно ввести ненормированный день с компенсацией дополнительным отпуском или использовать суммированный учет рабочего времени. Привлечение к сверхурочной работе требует письменного согласия сотрудника, а для несовершеннолетних и беременных оно запрещено.
Если заболел руководитель, его может временно заместить рядовой сотрудник с необходимыми навыками. Замещение возможно только с согласия работника. В это время он выполняет новые обязанности и получает соответствующую зарплату. Совмещение предполагает выполнение дополнительной работы параллельно с основной. Оформляются такие изменения приказом и допсоглашением к договору.
«Весной мы в три этапа перевели команду на дистанционную работу», — рассказала HR Generalist компании Alawar Татьяна Игнатьева.
По ее словам, сотрудники были проинформированы, подписали необходимые приказы и допсоглашения. Удаленный режим планируется сохранить как минимум до Нового года.
«С началом самоизоляции 90% сотрудников перешли на удаленный формат», — добавила старший менеджер по персоналу ICL Services Наталья Гришина.
Она отметила, что оставшиеся в офисе находятся под особым контролем: обязателен замер температуры, ношение масок и использование санитайзеров.
С 14 декабря 2020 года действует новый порядок оформления больничных. Особое внимание в нем уделено листкам нетрудоспособности из-за карантина или угрозы распространения Covid-19. Теперь бюллетень могут получить не только заболевшие, но и контактировавшие с ними, а также персонал при введении карантина.
Больничный оформляется медиками в электронном виде в системе «Соцстрах». Сотрудник сообщает работодателю его номер. Работодатель заполняет свою часть и направляет в ФСС в течение пяти дней. Фонд выплачивает пособие напрямую работнику.
«Если у сотрудника температура, но он чувствует себя нормально, больничный обычно не оформляется, и он работает из дома», — пояснила Татьяна Игнатьева.
При необходимости компании предоставляют отгул или отпуск. Если же врач необходим, оформляется обычный бюллетень.
Во время пандемии привлекательность добровольного медицинского страхования снизилась. Страховщики изначально заявляли, что лечение коронавируса — задача государства и полисов ОМС. Позже Росздравнадзор уточнил, что лечение возможно и по ДМС.
Работодателю при заключении договора важно уточнить, входит ли лечение Covid-19 в покрытие. Условия у разных компаний различаются. Например, «РЕСО-Гарантия» признает коронавирус страховым случаем по корпоративным договорам, а «Ингосстрах» и «Согласие» — нет. Также появились специальные «ковидные» страховки с фиксированными выплатами.
«Сейчас большую популярность набирает телемедицина», — отметила финансовый консультант компании «Лидер» Наталья Трофимова.
Она сообщила, что многие страховщики включают дистанционные консультации в свои продукты, что удобно во время пандемии.
«Сотрудники Alawar обслуживаются по ДМС. Некоторые делали тест на коронавирус по страховке и получали результат уже на следующий день», — поделилась Татьяна Игнатьева.
Для снижения рисков заражения на работе рекомендуется разделять рабочие потоки и смещать время начала смен. Обязательными мерами являются замер температуры и обработка рук при входе, а также информирование сотрудников о правилах гигиены.
Необходимо регулярно проводить уборку и дезинфекцию поверхностей, контролировать соблюдение самоизоляции после поездок и обеспечить запас масок и антисептиков. Следует отказаться от массовых собраний, выделить отдельную комнату для приема пищи, регулярно проветривать помещения и использовать бактерицидные лампы.
«Решение о возвращении в офис далось легко, но сопровождалось большой подготовкой», — сообщил генеральный директор «Инфомаксимум» Александр Бочкин.
Были закуплены средства защиты, проведена дезинфекция, установлены дозаторы с антисептиком и рециркуляторы. В офис вернулись только около 15% сотрудников, остальные остались на удаленке. Рабочий день стал гибким, а меры предосторожности, по его словам, соблюдаются командой без напоминаний.
