Предприниматель из Магнитогорска Иван Розенфарб рассказал, как автоматизировал финансовый учет. Теперь он тратит на него в 40 раз меньше личного времени и экономит на банковском обслуживании 210 тысяч рублей в год. Его впечатлил сервис «ПланФакт».
Иван занимается промышленной вентиляцией в компании «Куртаж». Бизнес существует три года, в штате 53 человека. Основные клиенты — юридические лица Москвы, Челябинской, Оренбургской и Свердловской областей. Сейчас компания активно растет.
Изначально учет был сложным. Данные собирались в иерархических таблицах Excel: сотрудники готовили отчеты и передавали их выше. Прежде чем отчет попадал к главному бухгалтеру, его обновляли восемь человек. Затем бухгалтер переводила данные в «1С», и только после этого они попадали к руководителю.
«Как директор, я сталкивался с очень длительным временем ожидания от момента сбора отчетов и до момента, когда можно посмотреть цифры. Это время всегда составляло полторы-две недели», — сообщил Иван Розенфарб.
Он отметил, что принимал решения, не видя актуальных цифр, поэтому многие из них оказывались неверными. Невозможно было оперативно отслеживать движение денег, дебиторскую и кредиторскую задолженность.
«Мне надо было обязательно позвонить или прийти к главному бухгалтеру, сказать, какие данные мне нужны, и только тогда она их выгружала», — добавил предприниматель.
Ивану требовался контроль над дебиторкой, кредиторкой и оплатами контрагентов. «ПланФакт» стал третьим испробованным продуктом и сразу доказал эффективность.
«Меня впечатлил функционал: его достаточно, при этом нет специфичных вещей, понятных только бухгалтеру или финансовому директору. Могу с уверенностью сказать, что все функции, которые есть в ПланФакте, я использую на 100%», — заявил он.
Внедрение заняло два дня. Настройкой занимались Иван с главным бухгалтером, им помогали два менеджера от сервиса. Дополнительных расходов не потребовалось.
«Ключевой функцией для меня оказался график планируемых и фактических данных, визуализация реализована просто замечательно», — отметил Розенфарб.
Он также выделил наглядность отчетов по контрагентам и автоматическую сортировку операций. За счет автоматизации учет стал прозрачным и эффективным, освободив Ивану неделю рабочего времени.
«Ранее я практиковал перекрестное финансирование – одновременно вел 3-4 проекта. Деньги приходили общим потоком и не было понимания, с какого именно объекта они пришли», — пояснил он.
С «ПланФактом» деньги с объекта тратятся только на него, что сразу показывает рентабельность проекта. Количество сотрудников, занятых учетом, сократилось с восьми до двух. Личные временные затраты Ивана упали с 40 часов в месяц до одного.
«Основную часть работы выполняет бухгалтер, на это у нее уходит около 2 часов в месяц. Я только смотрю готовые результаты. Пара кликов и все на экране – это невероятно здорово и удобно», — поделился он.
Затраты на банковское обслуживание сократились с 19 до 1,5 тысяч рублей в месяц.
«Когда они собрались в отдельную статью затрат, стало видно, что условия невыгодны. Это побудило открыть счета в других банках», — сообщил предприниматель.
Автоматизировалась и работа с кассовыми разрывами. Раньше их анализ требовал ручного сбора данных в Excel.
«Тогда как в ПланФакте разрывы очень удобно отслеживать – система видит разрыв заранее, можно открыть график, посмотреть и сориентироваться», — резюмировал Иван Розенфарб.
