Некоторые предприниматели полагают, что программы для бухгалтерского учета полностью автоматизируют процесс и не требуют участия человека. Вместе с экспертами разбираемся, насколько это соответствует действительности.
В малом бизнесе такими программами пользуются как сами предприниматели, так и бухгалтеры. Некоторые владельцы бизнеса самостоятельно разбираются в учете и вносят данные в сервисы.
Часто практикуется вариант, когда в программе регистрируется предприниматель, а доступ предоставляется бухгалтеру. Это делают для того, чтобы база данных всегда оставалась у владельца бизнеса. Иногда возникают конфликтные ситуации, и бухгалтер исчезает вместе с базой, а восстановление учета — сложная и дорогостоящая процедура.
«В связи с тем, что малому бизнесу проблематично содержать штатную бухгалтерию, собственник становится основным пользователем сервисов для бухучета. Особую популярность они приобрели у упрощенцев, которые платят налоги с доходов, коммерсантов, у которых вся прибыль поступает на расчетный счет, предпринимателей, платящих взносы только за себя, и ИП, не использующих онлайн-кассы», — рассказывает генеральный директор компании «Самитов Консалтинг» Марат Самитов.
Он объясняет эту востребованность простотой учета и меньшим количеством хозяйственных операций по сравнению с другими системами налогообложения. При наличии сотрудников, использовании ОСНО или онлайн-касс количество отчетности возрастает, и без специальных знаний уже не обойтись.
Распространен миф, что подобные сервисы полностью заменяют бухгалтера. Реклама, особенно от банков, предлагающих свои онлайн-бухгалтерии, часто убеждает, что пользователю ничего не придется делать самому. Однако это не так.
«Многие бизнесмены уверены, что бухгалтерские программы автоматизируют учетные процессы настолько, что можно обойтись без специалистов. Это далеко не так. Автоматизируются только однотипные, часто повторяющиеся операции. Ведь кому-то надо проводить поступление и списание денег, расчеты с контрагентами», — поясняет Марат Самитов.
Он отмечает, что при неправильной настройке учет может быть нарушен. Сервисы постоянно совершенствуются, но пока не обеспечивают стопроцентную автоматизацию. Рассчитать налоги нажатием одной кнопки не получится — необходимо вводить документы, проверять операции и корректировать начисления.
В сети много прогнозов, что искусственный интеллект заменит бухгалтера, но до этого еще далеко. Рутинные операции, безусловно, автоматизируются, однако полная замена специалиста пока невозможна.
«Сейчас программы для ведения бухгалтерии решают большое количество задач, не исключен шанс, что они полностью автоматизируют процессы в будущем. Однако сервисы оперируют только введенными данными. Если они некорректны, результат будет неверным, что повлечет за собой штрафы», — сообщает сооснователь сервиса «Альтап» Филипп Щиров.
Он добавляет, что полный отказ от штатных специалистов невозможен: нужен человек, который будет настраивать программу, отвечать за методологию учета и перепроверять отчеты.
Таким образом, программы помогают отправлять отчеты в ФНС или СФР, выставлять счета и акты, но часть данных все равно вводится вручную. Сервис может сигнализировать о нестыковках в цифрах или ошибках в отчетности.
Это удобные инструменты, берущие на себя рутину. Например, отпадает необходимость лично посещать налоговую. Однако растущему бизнесу впоследствии могут потребоваться более сложные решения или переход на бухгалтерский аутсорсинг.
«Для сотрудников аутсорсинговых компаний автоматизированные сервисы бухучета — всегда зло. Не из-за конкуренции, а потому что с ростом бизнеса работать с ними становится неудобно. Часто мы получаем клиента, у которого учет ведется некорректно, а в бизнесе уже появились новые сложные операции», — отмечает директор по развитию «1.2.3.Консалтинг групп» Мария Синицына.
В таких случаях специалисты ставят бухгалтерский учет с нуля, исправляют ошибки задним числом и подают уточненные декларации, чтобы избежать штрафов.
При выборе программы важно понимать основы бухучета. Начинающим предпринимателям лучше проконсультироваться с опытным бухгалтером. Если вы планируете вести учет самостоятельно, выбирайте сервис, где предусмотрено обучение.
«Учитывайте массовость продукта на рынке, цену и удобство. Мы не рекомендуем эксклюзивные решения, так как за них платят больше, а предприниматель попадает в зависимость от разработчика. Лучше выбрать массовый, хорошо зарекомендовавший себя продукт и кастомизировать его под свои нужды», — советует генеральный директор ООО «СДМ-Консалтинг» Мария Мирецкая.
Она подчеркивает важность правильных настроек и обучения бухгалтера для своевременного и точного внесения данных. Качественная ИТ-поддержка также необходима, но ее можно получить от провайдера программы.
«Главный критерий выбора — потребности компании. Перед выбором сервиса сформулируйте запрос: какие функции вы хотите ему передать. Определение потребностей особенно важно для крупного бизнеса с узконаправленными задачами», — дополняет Филипп Щиров.
Также стоит протестировать работу технической поддержки сервиса — оценить оперативность и понятность ответов. Не забудьте изучить отзывы пользователей.
На рынке представлены различные сервисы с разными тарифами и возможностями. Практически у всех есть бесплатный тестовый период, что позволяет оценить удобство интерфейса и функционал перед принятием решения.
