По словам бизнес-тренера Стивена Кови, делегирование — высший вид эффективной человеческой деятельности. Когда собственники малого бизнеса начинают делегировать, они часто сталкиваются со страхами и проблемами.
Делегирование полномочий — это передача функций от руководителя к подчиненному для оптимизации рабочих процессов. Оно может быть разовым или постоянным. Поручая задачи, руководитель высвобождает время для более важной работы, которую не могут выполнить другие.
Целями делегирования являются: высвобождение ресурсов руководителя, повышение квалификации сотрудников, улучшение психологического климата в коллективе и проверка персонала для принятия управленческих решений.
К делегированию подходят задачи, которые руководитель перерос: простые и рутинные поручения. Также можно передавать подготовительные процессы, задачи, которым легко научить, регулярно повторяющиеся действия и узкоспециализированную деятельность, требующую особой квалификации.
«Делегирую только то, что может сделать профессионал. В сфере звукозаписи – это запись голоса диктора и монтаж ролика режиссером», — сообщил Владимир Паркышев, основатель сети студий Главзвук.рф.
Не подлежат делегированию ключевые вопросы бизнеса, стратегическое планирование, рисковые проекты, взаимоотношения с сотрудниками, а также статусные встречи на высоком уровне.
Норма управления у одного руководителя должна быть ограничена 7-10 сотрудниками. У каждого работника должен быть один непосредственный начальник, чтобы избежать противоречивых указаний.
Задачу нужно передавать на наиболее низкий уровень, с которым может справиться подчиненный. При этом руководитель несет ответственность за итог, даже если поручение было делегировано.
Передавая задачу, необходимо наделить сотрудника соответствующими правами для ее решения. Исполнитель должен получать поддержку и обязан информировать руководителя об отклонениях от плана.
Конечный результат необходимо формулировать конкретно, измеримо и достижимо. Расплывчатые указания приводят к неудовлетворительному результату.
Процесс делегирования начинается с выбора задач, чаще всего рутинных или требующих специальных навыков. Затем определяется исполнитель с учетом его загруженности и компетенций.
Важно предоставить четкие инструкции и установить реалистичный срок выполнения. Необходимо наделить подчиненного свободой в рамках задания и проинформировать всех причастных коллег.
Руководитель должен быть открыт для обратной связи и контролировать процесс, избегая микроменеджмента. Также полезно защититься от возврата поручения, прося сотрудника предложить свои варианты решения.
«Признаюсь честно, я не сразу начал делегировать свою работу. Поначалу я старался все задачи выполнять самостоятельно», — отметил Чермен Дзотов, ректор Академии личного бренда.
Он добавил, что со временем, начав с мелких поручений, он смог делегировать более ответственные задачи и освободить время для стратегического управления.
К трудностям делегирования относятся сомнения в компетентности персонала, кажущаяся сложность самого процесса, нежелание тратить время на объяснения и страх руководителя оказаться ненужным.
Иногда собственник сознательно погружается в рутину, чтобы избежать решения более сложных стратегических вопросов.
Действительно эффективный менеджер понимает: если задачу можно выполнить чужими руками хотя бы на 80% так же хорошо, ее нужно делегировать. Это позволяет высвободить время для действительно важных дел.
По данным Forbes, делегирует полномочия только каждый десятый управленец. Освоение этого навыка начинается с передачи самых простых для объяснения задач и постепенного усложнения поручений.
