В русском языке много синонимов, значения которых похожи, но слова пишутся по-разному. Для многих людей «поступление» и «доход» — синонимы, как и «выплата» с «расходом». Однако в финансовом учёте эти понятия различаются кардинально.
Поступления — это входящие платежи, а выплаты — исходящие. Они напрямую изменяют остаток на счёте и учитываются кассовым методом, то есть по дате фактической оплаты. Эти данные отражаются в Отчёте о движении денежных средств.
С доходами и расходами ситуация сложнее. Они фиксируются в Отчёте о финансовых результатах, который также называют Отчётом о прибылях и убытках. Прибыль рассчитывается как разница между доходами и расходами.
Доходы и расходы можно учитывать двумя способами: кассовым методом и методом начисления. При кассовом методе они признаются по дате оплаты, и тогда отчёт о прибылях совпадает с отчётом о движении денег.
Если в бизнесе есть отсрочки платежей или предоплаты, применяется метод начисления. Доходы и расходы учитываются по дате отгрузки товара или оказания услуги, когда подписан соответствующий акт.
Рассмотрим пример с предпринимателем, который продаёт цветы. Важно проследить, как операции с поставщиком и клиентом отражаются в обоих отчётах.
«7 марта выплата отражается в движении денег, но расхода нет. 8 марта, наоборот, возникают доход и расход, но движения денег нет», — поясняется в финансовом учёте.
Таким образом, учёт платежей принципиально отличается от учёта доходов и расходов. Это ключевой момент для понимания финансов компании.
Временная нехватка средств на счетах, когда нечем платить поставщикам, называется кассовым разрывом. При этом бизнес может оставаться прибыльным, но деньги поступят от клиентов позднее.
Кассовый разрыв возникает в двух основных ситуациях. Первая — работа с поставщиками по предоплате, когда деньги уходят раньше, чем получен и реализован товар. Вторая — работа с клиентами по постоплате, когда товар отгружен, а оплата придёт через месяц или более.
Чтобы предотвратить или смягчить кассовый разрыв, можно договориться с поставщиками об отсрочке или с клиентами о предоплате. Также иногда помогает перенос или исключение некоторых выплат, продажа неиспользуемого имущества или, в крайнем случае, заём средств.
Распространено мнение, что за финансовый учёт в компании отвечает бухгалтер, но это ошибка. Бухгалтер рассчитывает налоги, следит за их уплатой и ведёт документооборот.
Контролировать остатки на счетах для прогнозирования кассовых разрывов, а также отслеживать прибыль — это задача руководителя. В принятии решений ему помогают два ключевых отчёта: о движении денежных средств и о прибылях и убытках.
Вы управляете тем, что контролируете, а контролируете то, что понимаете и измеряете. Поэтому важно регулярно и отдельно считать деньги и прибыль. Способ учёта может быть разным.
Блокнот сегодня кажется экзотикой, но при небольшом количестве операций вести учёт на бумаге допустимо. Главное — точно знать ключевые показатели бизнеса.
Excel — популярный и условно-бесплатный инструмент. Его возможности для анализа велики, но требуют аналитического склада ума, времени на освоение формул и регулярной проверки на ошибки, что со временем становится затратным.
Онлайн-сервис «ПланФакт» предлагает готовое решение. Он предоставляет автоматическую загрузку операций из банков, инструменты для планирования и обнаружения кассовых разрывов, а также три основных финансовых отчёта: о движении денег, прибылях и убытках и баланс.
