Пока частная пожарная охрана десантируется с вертолета на Ямале, совладелец пожарно-спасательного объединения Андрей Фролов пятый день разбирается в огромных таблицах от бухгалтеров. Ежемесячный «обсчет» логистики, синхронизация данных по нескольким компаниям и другие рутинные процессы отнимали у него не менее пяти дней, но не давали целостной картины.
Ситуация изменилась с появлением сервиса финансово-управленческого учета «ПланФакт».
Андрей Фролов является совладельцем четырех компаний в сфере пожарной безопасности и охраны труда. «Нижневартовское пожарно-спасательное объединение» работает с крупными нефтегазовыми компаниями, его оборот за 2018 год превысил 150 миллионов рублей.
«Нижневартовский центр охраны труда» занимается дистанционным обучением. Оборот этого проекта с шестью сотрудниками в 2018 году составил более 7 миллионов рублей при ожидаемом росте продаж на 50%.
«Пожстройсервис», образованный в 2017 году, специализируется на монтаже и обслуживании средств пожарной безопасности. Его оборот уже превысил 10 миллионов рублей. Также у предпринимателя появился новый проект в телекоммуникационной сфере.
Основной проблемой было отсутствие общей картины бизнеса при более чем 550 клиентах у всех компаний.
«Было совершенно непонятно, сколько каждая организация зарабатывает, какая прибыль и как компании между собой взаимодействуют. Было невозможно увидеть перемещение денег в другой бизнес», — отметил предприниматель.
Несмотря на нескольких бухгалтеров, каждый вел документы по-своему, что усложняло учет.
«Бухгалтеры предоставляют в Excel ежемесячные отчеты, но из них сложно что-то понять. Это безумные таблицы! Очень много лишней информации, тогда как мне для понимания нужно посмотреть всего две графы», — добавил Фролов.
Вторая проблема — большие временные затраты. Анализ показателей прошлого месяца всегда занимал период с 5 по 10 число следующего месяца.
«С 5-го по 10-е каждый месяц я сидел и копался в цифрах», — вспоминает бизнесмен.
Сложности создавала и разная специфика оплаты в компаниях. Для НПСО характерна постоплата, у «Пожстройсервиса» есть давние дебиторы, а в учебном центре клиенты платят вперед. Сезонность спроса на обучение летом создает риски кассовых разрывов.
Для двух новых компаний отслеживание таких разрывов стало критически важным. Опыт их преодоления был получен в НПСО, где однажды потребовалось срочно закупить технику при одновременном приближении сроков выплаты зарплат и налогов.
Первоначально учет велся в Excel, затем был опробован другой онлайн-сервис. Однако ведение четырех отдельных аккаунтов оказалось невыгодным, а персональное сопровождение — дорогим.
Андрей Фролов перешел на «ПланФакт», который позволяет работать с несколькими организациями в одном аккаунте. После приобретения подписки он подключил услугу «Внедрение».
«За неделю мы с персональным менеджером раскидали все статьи расходов. Далее все пошло без моего участия. Больше в распределении расходов я не участвую», — сообщил он.
Теперь консультант сервиса систематизирует данные, которые ему передают сотрудники предпринимателя.
«Раз в неделю у нас сессия с персональным менеджером. Мы анализируем цифры и отчеты. Занимает это час. И этот час мне дает понимание, где поднажать», — заявил Фролов.
Среди ключевых функций сервиса предприниматель выделяет фильтр «Контрагент», отчеты о движении денежных средств и прибылях, просмотр просроченной дебиторки и автоматическую синхронизацию с банком.
Раньше на учет финансов уходило 40 часов в месяц. Теперь с консультантом предприниматель тратит лишь час в неделю. Выявление убыточных направлений помогает экономить более 600 тысяч рублей ежемесячно.
ПланФакт позволяет быстро строить отчеты и оценивать ключевые показатели. Контролировать состояние расчетов с контрагентами Андрей Фролов может даже с телефона.
Отпала необходимость в найме финансового директора, что экономит от 100 тысяч рублей в месяц. Предприниматель планировал взять такого специалиста, но сервис позволил обойтись без дорогостоящего сотрудника.
Анализ статьи расходов «Логистика» выявил большие издержки на перевозку сотрудников и грузов. Увидев суммарные затраты, предприниматель решил купить собственный транспорт для зимних перевозок вместо услуг подрядчика.
По его подсчетам, годовая экономия на логистике составит около 6 миллионов рублей, а автобусы окупятся за год-два и останутся на балансе.
Оценив в сервисе динамику показателей «Нижневартовского центра охраны труда» за год, предприниматель заметил несоразмерность вложенных сил и отдачи на перегретом рынке.
Этот вывод привел к решению о продаже данного направления для концентрации на более доходных проектах.
