Юрий сдает офис за десять тысяч рублей. Арендатор переводит деньги в последний день месяца, а тысячу рублей за коммунальные услуги нужно платить до двадцатого. Ежемесячно аренда приносит девять тысяч прибыли, но Юрий регулярно попадает в кассовый разрыв.
В бизнесе входящих и исходящих платежей обычно намного больше. Учесть их и избежать ситуаций, когда у компании нет денег, а платить нужно, поможет платежный календарь.
Платежный календарь — это список планируемых поступлений и платежей, разбитых по датам. Чаще всего его составляют на месяц. Этот инструмент показывает ситуацию с деньгами на конкретный день.
Например, будут ли у компании средства на страховые взносы пятнадцатого числа? Стоит ли заплатить поставщику раньше или перенести платеж, оставив резерв? Когда ждать оплаты от заказчиков?
Платежный календарь позволяет прогнозировать и не допускать кассовые разрывы, планировать исполнение обязательств и своевременно понимать потребность в деньгах.
Основное отличие от бюджета движения денежных средств (БДДС) в том, что бюджет показывает прогноз без привязки к датам. Это удобно для крупных компаний с большим количеством платежей, но от кассовых разрывов он не страхует.
Рассмотрим пример с Юрием. Месячный бюджет формально выполняется: поступления десять тысяч, расходы одна тысяча, прибыль девять тысяч. Однако платежный календарь выявляет проблему.
Двадцатого января нужно заплатить тысячу рублей, а поступлений нет. Возникает отрицательный остаток в тысячу рублей, который сохраняется до тридцать первого января, когда приходит арендная плата.
«Платежный календарь дает точность до дня, а бюджет показывает лишь возможную прибыль или убыток», — отмечают эксперты. Кроме того, календарь гибок: корректировки в нем обязательны и могут вноситься ежедневно.
К минусам относят требовательность к данным. Для составления нужны точные даты и суммы платежей, иначе падает точность. Это также трудоемкий инструмент, требующий постоянного обновления.
«Мы работаем на рынке гиперказуальных игр и делаем по 20-30 проектов в месяц. Нам важно прогнозировать, когда мы получим деньги на счет», — сообщил Александр Нечаев, фаундер Dorfer Games.
Для составления календаря сначала формируют шаблон. В нем обязательно отражают дату и сумму платежа. Дополнительно можно детализировать данные, указав расчетный счет, контрагента или статью расхода.
На следующем этапе собирают информацию от отделов компании о предстоящих поступлениях и тратах. Данные берут из договоров, уточняют у ответственных лиц и анализируют исторические расходы.
Входящие платежи, особенно с отсрочкой, лучше планировать на последний допустимый день. Это снижает риск разрыва, когда расходы уже наступили, а деньги еще не пришли.
Исходящие платежи делят на срочные обязательные, несрочные обязательные и все остальные. Срочные вносят в календарь сразу, а несрочные планируют относительно ожидаемых поступлений.
«Платежный календарь — отличное решение для управления бизнесом. Системы автоматизации позволяют не вносить оплаты по накладным вручную», — добавила Мария Кузьменко, CEO EasyIIKO.
Даты кассовых разрывов определяют, считая нарастающим итогом ежедневные остатки. При угрозе разрыва стараются ускорить поступления или отсрочить траты.
Ежедневная работа с календарем включает внесение данных, отслеживание остатка и предотвращение просрочек. При появлении новой информации ее сразу вносят в план.
Чтобы избежать разрыва, можно приблизить входящие платежи через переговоры с клиентами, факторинг или кредит. Также помогает отсрочка исходящих платежей путем согласования с поставщиками.
Платежный календарь — полезный инструмент оперативного планирования. Он позволяет наглядно видеть движение денег и ежедневно контролировать финансовое состояние компании.
Составлять и вести его можно на бумаге, в Excel или в специализированных сервисах, что значительно удобнее.
