Управленческий учет – это, в первую очередь, учет. Им занимается бухгалтер. Логично? Не совсем. Дело бухгалтера – отчитываться перед налоговой. Это специалист, который оберегает бизнес от проверок, штрафов и блокировки счетов. Должен ли он считать рентабельность компании, предлагать способы оптимизации расходов или строить диаграммы с показателями прибыльности проектов? Нет. Это работа финансового директора.
Оба вида учета строятся на одних и тех же данных: в них отражается прибыль компании, фиксируются расходы на закупку товаров, аренду и оплату труда. Однако бухгалтерский учет обязателен для всех экономических субъектов, кроме индивидуальных предпринимателей. На его основе рассчитывают налоги.
Правила бухучета строго определены законодательно. Все операции должны быть подтверждены документами, а неточность может привести к штрафам. Предприниматели на патентной системе налогообложения, работающие в одиночку, иногда могут обойтись без учета.
Управленческий учет ведется для роста прибыли и развития компании. Необходимость в нем возникает при появлении нескольких направлений работы, кассовых разрывах или когда собственнику нужно понять реальный уровень доходов. С этими вопросами часто идут к бухгалтеру, но его задача — бухгалтерский, а не управленческий учет.
Бухгалтерский учет нужен государству для сбора налогов и статистики. Управленческий учет необходим собственнику для роста прибыли и устойчивости компании.
Отлично, если бухгалтер знает, как законно снизить налоговую нагрузку, и избегает проблем с контролирующими органами. Он может работать с цифрами для управленческого учета, но полноценно анализировать деятельность компании не обязан. Лучше доверить эти задачи разным сотрудникам.
«Управленческий учет часто доверяют бухгалтеру. Он постоянно работает с финансами компании и, вроде бы, должен понимать «внутреннюю кухню», — комментирует Оксана Бондаренко, директор компании «Учет и Право». — Но в бухучете есть регламент, а в управленческом строгих правил нет. Информацию можно собирать как угодно. В итоге от бухгалтера требуют «какой-то учет». Он, может, и рад сделать качественно, но не знает, что нужно. Результат — плохой, почти бесполезный учет».
Часто на бухгалтера взваливают непосильные задачи: организовать все виды учета по современным методикам в кратчайшие сроки. Это приводит к выгоранию и ошибкам. Проблемы решаются наймом дополнительного сотрудника, аутсорсингом или аудитом.
Финансовый учет, так или иначе, ведет вся компания. Менеджер по продажам контролирует оплаты, специалист по закупкам отчитывается по потраченным средствам, офис-менеджер фиксирует расходы на содержание. Все эти данные нужно систематизировать, чтобы руководитель видел движение финансовых потоков.
Чаще всего предприниматель ведет учет самостоятельно в Excel. Он лучше всех разбирается в бизнесе, но выстроить идеальную систему может быть сложно. Таблицы превращаются в рутину, которая отнимает много времени.
Обязанность финансового директора — организация управленческого учета в компании. Он собирает данные, анализирует показатели и представляет отчеты руководителю. Этот специалист планирует доходы и расходы, прогнозирует кассовые разрывы и предлагает пути оптимизации. Минус — дополнительные траты на зарплату.
Вести учет в Excel просто и бесплатно, но со временем система усложняется. На помощь приходят специальные сервисы для автоматизации.
«Я сам вел весь учет в Excel-таблицах, но их мог понять только я. Чтобы объяснить партнеру и коллегам, что происходит в компании, мне приходилось тратить массу времени», — сообщил Александр Топач, соучредитель «Мама знает». — Мой соучредитель предложил автоматизировать учет. Сейчас я вручную вношу информацию, трачу не больше 20 минут в день. Раньше уходило не меньше часа».
В таких сервисах есть несколько вариантов: самостоятельная работа с программой, помощь специалиста по настройке или услуга «под ключ», когда персональный финансист берет на себя рутину.
«Полная автоматизация учета освободила время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам 25 тысяч рублей ежемесячно», — отметил Денис Лопатский, собственник компании Volta.
«Сервис заменяет для нас опытного финансиста с образованием, который может тратить много времени на сведение данных. Его зарплата минимум 100-150 тысяч. В программе все эти функции предусмотрены», — добавил Алексей Прозоров, владелец компании IMPORT.PLUS.
Организация управленческого учета – этап, который проходит любая растущая компания. Кто-то поручает его бухгалтеру, кто-то пытается вникнуть сам, а кто-то нанимает финансиста. Отличным помощником, упрощающим работу, являются специализированные онлайн-сервисы.
