Удаленные сотрудники часто выгоднее работодателю: не требуется арендовать офис, а самим работникам не нужно тратить время на дорогу. Для сотрудника такая форма кажется идеальной, но с точки зрения эффективности бизнеса всё не так однозначно.
Чтобы сотрудники не отвлекались в рабочее время, применяют два основных метода контроля: постоянное слежение и проверку на контрольных точках.
Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать
Постоянный контроль означает непрерывное наблюдение за действиями сотрудника. Вы можете отследить каждый его шаг: какие документы он отправил, как быстро ответил клиенту, как взаимодействовал с коллегами.
Главный плюс такого подхода — возможность объективно оценить продуктивность и зафиксировать нарушения, например, посещение социальных сетей. Также можно проанализировать, почему одни проекты выполняются вовремя, а другие — с задержками.
«Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда», — отмечают эксперты.
Организовать постоянный контроль помогают системы учета рабочего времени. Работники устанавливают программу на компьютер, а руководитель получает доступ к отчетам и даже записи экрана.
Сервисы для контроля сотрудников на удаленке
Существует множество программ для мониторинга. Вот некоторые из них:
Kickidler Собирает данные о нажатии клавиш, записывает экран, отслеживает эффективность и формирует отчеты. Есть функция «Автокик» — она отправляет сотруднику уведомление при снижении производительности. Стоимость начинается от 183 рублей в месяц за человека. Бесплатная версия поддерживает до 6 компьютеров, но с ограниченным функционалом.
CrocoTime Проводит мониторинг активности, фиксирует посещенные сайты и используемые программы. Составляет отчеты и табели учета, анализирует бизнес-процессы. Облачная версия стоит от 250 рублей в месяц за сотрудника. Доступен пробный период.
Bitcop Полностью контролирует рабочее время: ведет историю посещений, делает скриншоты, мониторит поисковые запросы. Может блокировать нежелательные сайты и предотвращать утечки данных. Облачная версия — от 210 рублей в месяц. Локальная лицензия приобретается бессрочно.
StaffCop Автоматически заполняет табель, делает скриншоты, ведет учет посещения сайтов. Руководитель может получать уведомления о нарушениях и подключаться к компьютеру сотрудника в реальном времени. Стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от количества пользователей и функций.
Спрос на подобные сервисы значительно вырос. Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery, сообщил:
«Для нас и прочих компаний из этой сферы самоизоляция стала своеобразным бустером. К концу марта рост интереса к Selvery составил 414% по сравнению с январем 2020 года. Мы предполагаем, что такой спрос сохранится, а тренд на «удаленку» станет нормой».
Проверка на контрольных точках
Этот метод предполагает контроль не процесса, а результата на ключевых этапах. Для каждого проекта назначаются точки проверки. Например, в создании сайта это может быть готовая структура, дизайн или верстка.
Такой подход комфортнее для сотрудников, но требует от них самоорганизации. Если мотивация недостаточна, есть два пути: обучать сотрудников или нанимать уже ответственных людей.
Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем», заявил:
«Самый главный и правильный метод контроля — это тщательный отбор людей. Если кто-то подводит — мы с такими не работаем. У нас нет времени нянчиться с кем-то. Поэтому на проектах работают только самые ответственные авторы. Конечно, редакторы контролируют этапы — план, черновик, чистовик, но никакого пристального надзора у нас нет».
Организовать проверку на контрольных точках можно с помощью:
- Ежедневных или еженедельных отчетов в CRM, мессенджерах или общих таблицах.
- Чек-листов и канбан-досок, где задачи перемещаются между этапами. Это реализовано в Trello и других таск-менеджерах.
Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, добавил:
«Мы ставим задачи, разбиваем их на этапы и контролируем проекты на определенных точках. Используем «Битрикс24» — в ней огромный функционал и удобная коммуникация. Все дедлайны и комментарии отслеживаем там».
Как организовать контроль сотрудников на удаленке
Универсального решения нет. Всё зависит от размера команды и специфики задач. Для небольшой группы может хватить общего чата в Telegram для отчетов и вопросов. Для крупного штата потребуется система:
- Утренние планерки по видеосвязи.
- Использование таск-менеджера для отслеживания задач.
- Оперативное обсуждение вопросов в мессенджерах.
- Регулярные письменные отчеты.
Метод стоит внедрять постепенно, оценивая удобство для обеих сторон и рост производительности.
Опыт реальных предпринимателей
Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, не отслеживает каждый шаг, а использует многоступенчатую систему:
«Мы не отслеживаем, чем в течение дня занимаются люди на рабочем месте, так как излишний контроль нарушает доверие внутри команды. Для контроля мы используем сервис Platrum, где каждый сотрудник ежедневно заполняет свои задачи и ключевые статистики. Также у нас есть несколько уровней координации в Zoom».
Григорий Бурденко, генеральный директор DD Planet, отслеживает и процесс, и точки контроля:
«Для постановки задач и контроля мы используем корпоративный портал на «Битрикс24» и Azure DevOps. Этот инструмент позволяет видеть, какие задачи в работе, какие закрыты, отслеживать комментарии и статусы».
Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», выбирает метод в зависимости от ситуации:
«Выбор метода зависит от того, как долго сотрудник работает в команде. Для новичков — полное сопровождение. Для сложившейся команды — система контрольных точек. Мы используем «Битрикс24», который объединяет управление задачами и поручениями. Записью экранов никогда не занимались».
