Каждый, кто планирует начать бизнес, должен знать о кассовой дисциплине и строго соблюдать ее. В противном случае можно получить штраф. Рассказываем, что это такое, обязательна ли она для владельца небольшой фирмы, и как работать с наличными, избегая проблем.
Что такое кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина — это свод правил по работе с наличными, прописанный в Указании Банка России № 3210-У. Эти правила обязательны для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, у которых есть касса организации. Важно не путать ее с онлайн-кассой.
Онлайн-касса (ККТ) выдает чеки покупателям и передает данные в ФНС через оператора фискальных данных. Ее обязаны использовать все, кто принимает оплату, кроме случаев работы исключительно по безналу. Касса организации — это общее понятие для всех операций с наличностью: прием выручки, выдача зарплаты, выдача средств на хозяйственные нужды.
По сути, касса организации — это деньги в распоряжении компании. Они могут храниться в сейфе, у кассира или в другом безопасном месте. Главное, чтобы доступ был только у уполномоченных лиц.
Кому нужно соблюдать правила
Согласно Указанию ЦБ РФ, кассовая дисциплина обязательна для всех, кто работает с наличными. Для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса предусмотрены упрощения.
«Для предпринимателей, а также малых и микропредприятий предусмотрен упрощенный порядок кассовых операций: разрешается не устанавливать лимит остатка кассы, не оформлять приходные/расходные кассовые ордера и кассовую книгу, если ведется учет доходов и расходов», — сообщил Александр Пятинский, специалист в области бухгалтерского учета.
Теоретически, компания, полностью перешедшая на безнал, может не соблюдать эти правила. На практике это редкость, так как наличные часто нужны для оперативных расходов: такси для сотрудников, покупка канцелярии, премии или аренда.
4 правила, о которых важно знать
Есть четыре ключевых правила, которые нельзя нарушать:
- Оформление документов, подтверждающих движение денег.
- Соблюдение лимитов на хранение средств в кассе.
- Соблюдение правил приема и выдачи наличных.
- Соблюдение ограничений по расчетам наличными.
Какие кассовые документы нужны
Каждая операция с наличными должна фиксироваться. Основные документы:
- Приходный кассовый ордер (ПКО, форма № КО-1) оформляют при приеме денег.
- Расходный кассовый ордер (РКО, форма № КО-2) заполняют при выдаче наличных.
- Кассовая книга (форма № КО-4) ведется на основе данных ордеров.
Также могут использоваться расчетно-платежные ведомости (например, № Т-49) для зарплаты и книга учета (форма № КО-5) при работе нескольких кассиров. ИП, как отмечалось, могут не оформлять эти документы при ведении налогового учета.
Что такое лимит остатка и зачем он нужен
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных, которую можно оставить в кассе на конец дня. Она обязательна для всех, кроме ИП и субъектов малого предпринимательства.
Излишки сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение — дни выдачи зарплаты (можно хранить до 5 рабочих дней) и нерабочие дни банка. Лимит устанавливается приказом руководителя. Рассчитывать его можно по одной из двух формул из Указания ЦБ.
Какие существуют правила приема и выдачи денежных средств
При приеме наличных каждое внесение оформляется ПКО. Деньги необходимо пересчитывать так, чтобы вноситель это видел. Кассир обязан принимать даже поврежденные, но платежеспособные банкноты.
Выдавать поврежденные деньги запрещено. Средства из кассы выдаются строго на определенные цели, указанные в РКО. Получатель должен затем отчитаться об их использовании.
«У меня микропредприятие. В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок. Также организациям и ИП разрешили оформлять один приказ на несколько выдач», — добавила Эльвира Гасымова, генеральный директор ООО «ПТК».
Какие ограничения расчетов существуют
Согласно Указанию ЦБ РФ № 5348-У, расчеты наличными между юридическими лицами, а также между организацией и ИП по одному договору ограничены суммой в 100 000 рублей. С физическими лицами и самозанятыми таких ограничений нет.
Правила ведения документов
Исправления в кассовых документах не допускаются. При ошибке документ составляется заново. Допускается ведение электронного документооборота (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной подписи.
Срок хранения кассовых документов — не менее 5 лет. Расчетно-платежные ведомости нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов сотрудников — до 75 лет.
Нюансы работы с несколькими кассами одновременно
Если у компании несколько точек, обычно назначается главная касса. Остальные сдают выручку в нее или напрямую в банк. Лимит остатка рассчитывается для каждой кассы, либо для всех касс в совокупности.
Обособленные подразделения могут либо ежедневно передавать деньги головной организации, либо вести самостоятельную кассовую дисциплину с отдельным лимитом.
Наказание за несоблюдение правил
Нарушение кассовой дисциплины влечет административную ответственность по статьям 14.5 и 15.1 КоАП РФ. Штрафы налагаются за:
- Неприменение онлайн-ККТ.
- Превышение лимита остатка кассы.
- Неоформление операций.
- Расчеты наличными сверх установленного лимита.
Размер штрафа для организаций может достигать 50 000 рублей. При первичном нарушении и отсутствии ущерба ФНС может ограничиться предупреждением.
