Весь мир с тревогой следит за распространением коронавируса. Наиболее эффективной мерой сдерживания инфекции остается изоляция. Ведущие компании переводят сотрудников на удаленную работу, чтобы сохранить их здоровье. Если у вашего бизнеса есть такая возможность – почему бы не воспользоваться ею?
Как провести период карантина с пользой? Эту вынужденную паузу можно использовать для анализа бизнеса, построения стратегии, обучения персонала и внедрения полезных привычек. Главное – сохранять спокойствие и не поддаваться панике.
Организуем удаленную работу
Если ваши сотрудники — ответственные люди, они понимают, что работа из дома не является отпуском. Все задачи должны выполняться качественно и в срок. Важно определить приоритеты, четко зафиксировать перечень задач для каждого и контролировать их исполнение.
Рекомендуем проводить регулярные совещания по видеосвязи, чтобы избежать ощущения изоляции. На них можно уточнять задачи и решать неотложные вопросы. Итоги встреч следует дублировать в общий чат для закрепления договоренностей.
«Иногда звонок решает вопрос быстрее, чем переписка», — отмечают эксперты. Решения, принятые в разговоре, также необходимо фиксировать.
Все встречи и созвоны вносите в общий календарь, например, в Google или Яндекс.Календарь. Напоминайте сотрудникам включать уведомления. Отлично, если в компании настроена облачная CRM-система для доступа к данным из любой точки. Также уделите внимание кибербезопасности для предотвращения утечек информации.
Если работа связана с звонками, настройте переадресацию на мобильные телефоны сотрудников или используйте виртуальную АТС. Это поможет не терять клиентов. Также активизируйте общение через социальные сети.
Удаленная работа требует самодисциплины: дома много отвлекающих факторов. Однако есть и плюс — не нужно тратить время на дорогу. Важно отделять рабочее время от личного: начинать день в собранном состоянии, а после работы — выключать компьютер и не отвечать в мессенджерах.
Оформляем карантин в компании по закону
Удаленная работа оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем работа признается дистанционной на определенный период, например, до нормализации обстановки.
Согласно части 2 статьи 74 ТК РФ, об изменении условий труда сотрудника нужно предупреждать за два месяца. Сейчас это затруднительно. Однако Трудовой кодекс не запрещает работнику самому обратиться с заявлением о переходе на дистанционную работу. Чтобы избежать штрафов, лучше оформить соглашения на основе таких заявлений.
Далее необходимо:
- Издать приказ о переводе на удаленную работу в произвольной форме, указав дату начала и основания.
- Письменно уведомить всех сотрудников, продублировав информацию в рассылке и чатах.
Работодатель не обязан обеспечивать сотрудника оборудованием, но должен компенсировать расходы на интернет и связь. Эти условия лучше отразить в соглашении.
«У нашей компании много подразделений в регионах. В части из них работа изначально была организована дистанционно, поэтому для них карантин не станет чем-то новым», — сообщил генеральный директор «АТМ АЛЬЯНС» Денис Кучаев.
Он добавил, что во время карантина важно поддерживать привычный образ жизни, компенсируя отсутствие нагрузки другими активностями, например, онлайн-курсами.
Считаем деньги
Сейчас самое время оценить финансовое состояние бизнеса. Обратите внимание на ключевые отчеты:
- Отчет о движении денежных средств покажет, хватает ли денег, откуда они приходят и куда уходят.
- Отчет о прибылях и убытках продемонстрирует эффективность бизнеса в цифрах.
- Баланс отразит, как распределены средства в текущий момент.
Оценив рентабельность, проанализируйте расходы. Затраты на аренду, связь или банковские комиссии часто можно оптимизировать. Также настройте платежный календарь, чтобы избежать кассовых разрывов, и запланируйте бюджет доходов и расходов.
Ищем поддержку
19 марта премьер-министр Михаил Мишустин объявил о трехмесячной отсрочке уплаты страховых взносов для малого и среднего бизнеса. В наиболее пострадавших от эпидемии сферах введены налоговые каникулы. Этим предприятиям до 1 мая не будут направляться требования об уплате налогов.
Также объявлена временная отсрочка платежей для арендаторов государственного и муниципального имущества. Следите за новостями и старайтесь найти компромисс с коммерческими арендодателями.
Развиваемся
Используйте время для стратегического планирования. Проанализируйте ситуацию на рынке. Например, бизнесу в сфере IT или онлайн-обучения адаптироваться проще, а фитнес-залы и салоны красоты несут убытки.
Поработайте над сильными и слабыми сторонами компании. Помните принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата. Многие компании уходят в онлайн: проводят тренировки по Skype, организуют доставку. Подумайте, как digital-формат можно применить в вашем деле.
«Кризис бросает множество вызовов. Первый – проверка команды. Готовы ли ваши сотрудники сохранять эффективность?» — отметил заместитель директора Postgres Professional Иван Панченко.
Он добавил, что вторым вызовом является планирование в период изменений, а третьим — освоение новых инструментов, например, усиление онлайн-направления.
Занимаемся образованием
Крупные онлайн-школы открыли бесплатный доступ к курсам. Если планировали освоить новое направление — сейчас отличный момент:
- Проект «Открытое образование» предлагает более 500 курсов по разным специальностям.
- Бесплатные курсы на английном языке предлагают университеты Лиги Плюща, включая Гарвард.
- Платформа «Нетология» по промокоду STAYHOME открывает доступ к курсам о бизнесе и маркетингу.
Книжные сервисы также помогают провести время с пользой:
- Storytel дарит бесплатный доступ к аудиокнигам на месяц.
- Библиотека Smart Reading открыла доступ до 20 апреля.
- MyBook по промокоду STAYHOME предоставляет доступ к 150 000 книг.
Внедряем полезные привычки
Используйте возможность сформировать новые привычки. Выберите одну-две цели, например, зарядку или планирование дня. Заведите трекер и отмечайте в нем ежедневный прогресс. Через две недели в мозгу сформируется новая нейронная связь, которая останется с вами и после карантина.
Делаем выводы
Нестандартная ситуация заставляет взглянуть на бизнес под новым углом. Какие возможности она дает?
- Попробовать удаленную работу. Это шанс протестировать и улучшить бизнес-процессы, а в перспективе — сократить затраты на аренду и расширить географию поиска специалистов.
- Оценить сотрудников. Удаленный формат требует четкой постановки задач и дисциплины. Анализ отчетов поможет понять реальную продуктивность.
- Проверить бизнес на прочность. Кризис обнажает слабые места. Пока деловая активность снижена, есть шанс их устранить и выйти из ситуации более сильной компанией.
