Финансовый директор компании «Строй-Гарант» Наталья Кудрявцева рассказала о том, как ей удалось наладить понятный учет, сократив время на его ведение в шесть раз. Кроме того, она отследила расходы по старым проектам на 12 миллионов рублей и сэкономила на банковском обслуживании 70 тысяч рублей.
Компания «Строй-Гарант» работает с 2014 года, а с 2015 года активно занимается промышленным и гражданским строительством. Она участвовала в строительстве магазинов «Магнит» в Ленинградской области и станции метро «Беговая». Сейчас ключевые направления — строительство детских садов и торговых комплексов в Санкт-Петербурге. В среднем компания ведет одновременно от трех до пяти объектов.
Оборот компании за пять лет вырос с 50 до 500 миллионов рублей. При этом, выступая в роли генерального подрядчика, «Строй-Гарант» эффективно работает с небольшим коллективом из 30 сотрудников.
Проблемы и задачи
К каждому новому проекту в компании подходят индивидуально, адаптируя под него систему учета и документооборота.
«При небольших объемах данных нам хватало Excel и «1С». С ростом компании, сейчас у нас 4 представительства, также мы предоставляем оборудование в аренду и занимаемся закупкой материала, поняли, что совместить все в рамках «1С» невозможно», — пояснила Наталья Кудрявцева.
Она добавила, что сводить данные в Excel тоже было непрактично из-за громоздких таблиц, ручного переноса информации из выписок и высокого риска человеческой ошибки. Также стояла задача обеспечить руководителя оперативной информацией в любой момент.
В учете существовала своя специфика. Платежи необходимо было разделять по объектам, видам работ и разделам. Для удовлетворения всех требований и ведения учета в едином пространстве потребовалась автоматизация.
Внедрение и организация работы
Наталья сформулировала требования к учетному инструменту и начала изучать специализированные сервисы.
«Я отобрала 4 сервиса, из них 3 решила протестировать, ПланФакт был последним. Мне понравилось, что в сервисе есть Баланс и прогнозирование кассовых разрывов. Также заметила, что в ПланФакте на порядок больше функционала, чем у конкурентов», — сообщила она.
Она отметила, что быстро разобралась с сервисом благодаря удобному интерфейсу. В изучении возможностей помогли обучающий вебинар и поддержка, которая настроила учет под особенности компании.
Перенос данных за предыдущие годы занял две недели. Сейчас в сервисе работают Наталья и директор: она вносит и анализирует данные, а директор проверяет результаты и контролирует ключевые показатели.
Результаты
Благодаря автоматизации были достигнуты конкретные результаты:
- Время на учет финансов сократилось в 6 раз. «Раньше проведение недельных выписок отнимало у меня около полутора дней, сейчас на это же у меня уходит всего 2 часа», — заявила Наталья.
- Учет стал простым и наглядным. «Благодаря ПланФакту, все расходы, налоги и заработная плата теперь как на ладони. В любую цифру можно «провалиться» и посмотреть подробности», — добавила она.
- Удалось отследить расходы по старым проектам на 12 млн рублей. Речь шла о неучтенных финансовых обязательствах по завершенным объектам. Их систематизация позволила взять эти траты под контроль.
- Экономия на банковском обслуживании составила 70 тыс. рублей в год. Анализ стоимости ведения многочисленных счетов нескольких компаний группы позволил оптимизировать их количество.
