Генеральный директор сети лингвистических центров «Родной язык» Александр Пушкарев рассказал, как компании удалось сократить время на учёт, оценить прибыльность офисов и начать экономить существенную сумму ежемесячно.
Компания «Родной язык» — это сеть лингвистических центров для иностранцев. Она помогает с переводом документов для получения гражданства РФ, а также проводит обучение и готовит к государственному тестированию по русскому языку. Основные клиенты — физические лица, но также работает бюро переводов для юридических лиц, предлагая переводы более чем с 60 языков. Александр основал компанию в 2009 году, и сейчас сеть насчитывает 11 офисов, в которых трудятся 19 сотрудников.
С момента основания учёт вёлся сначала в Excel, а затем в Google-таблицах. Этот процесс отнимал много сил и времени.
«Работать в Excel непросто, а вносить данные долго, очень долго. Делегировать процесс я не мог, так как не был уверен во внимательности сотрудников», — сообщил Александр Пушкарев.
Учёт был сложным из-за необходимости разделять постоянные и переменные затраты между разными офисами.
«Чтобы проанализировать месяц, нужно было сесть и потратить целый рабочий день. И всё равно что-то не сходилось: то забыли сумму, то где-то ошибка в расчётах. Пытаешься привести всё к идеалу, но к вечеру просто махаешь рукой», — добавил он.
Александр начал искать решение для автоматизации учёта. Он пробовал CRM и «1С:Управление нашей фирмой», но эти системы оказались сложными.
«В рекламе увидел ПланФакт, понравился интерфейс, удобно. Вбил данные, но потратил много времени с непривычки. Позже вернулся к сервису и с тех пор веду учёт только в нём», — отметил генеральный директор.
Для собственника было важно, чтобы сервис решал конкретные задачи: помогал понять себестоимость и выявить сезонность бизнеса.
«Главное для нас в тот момент – понять себестоимость и выявить сезонность. Мы нашли это в ПланФакте, а дополнительным бонусом стала скорость внесения операций. Сервис никогда не зависает», — заявил Александр.
Внедрение сервиса позволило добиться нескольких ключевых результатов. Удалось значительно сократить время на ежедневный учёт.
«В начале каждого дня я переношу финансовые данные из отчетов по офисам в ПланФакт и трачу на это минут 15. До этого на внесение данных уходило гораздо больше времени, а результат оставлял желать лучшего», — сообщил он.
С помощью аналитики в сервисе компания отследила сезонность и смогла оценить прибыльность каждого офиса.
«Мы проанализировали прибыльность по каждому из офисов. Выяснили, что один из них работает с минимальной прибылью – 5 тысяч в месяц. Планируем перенести его в другое место и оценить результаты», — пояснил Пушкарев.
Также анализ финансов помог сократить издержки. Компания пересмотрела стоимость курьерской доставки и перешла на штатного курьера.
«Это решение экономит нам 15 тысяч рублей в месяц. Дальнейший анализ показал, что можно оптимизировать затраты на связь. Мы перешли на IP-телефонию и стали экономить еще около 5 тысяч рублей ежемесячно», — подытожил Александр.
