Транспортная компания «Глобэкс» специализируется на перевозках негабаритных, длинномерных и тяжеловесных грузов, а также строительной, дорожной и сельскохозяйственной техники. Её география работы простирается от Калининграда до Сахалина. Компания осуществляет как городские перевозки, так и доставку оборудования на сложнодоступные объекты, в том числе по зимникам. Офисы расположены в Москве и Твери.
Характеристики компании
- В штате — 8 человек.
- Годовой оборот — до 180 млн рублей.
Управляющий партнер компании Тимофей Логвиненко выступил инициатором внедрения автоматизированного финансового учета на базе «ПланФакта».
«Мы – транспортная компания, выполняем проекты разной сложности: от перевозок фурами до сложных мультимодальных перевозок с участием железнодорожного, водного и автотранспорта. Мы находим клиентов и перевозчиков, также у нас есть собственный транспорт», — пояснил Логвиненко.
Он отметил, что долгое время главной сложностью было ведение деятельности двух партнеров в рамках одного юридического лица. Необходимо было разделять общие и личные проекты, чтобы финансы не перемешивались.
«Партнер не управлял финансами, мог работать в убыток и не видеть этого, потому что денежный поток был, а разделить и проанализировать его возможности не было», — сообщил управляющий партнер.
Раньше в компании велся ручной отчет для руководителя по деньгам в 1С и Excel, но не было возможности настроить полноценные отчеты: Баланс, ОПУ и ДДС. Это лишало возможности планировать и понимать реальное финансовое состояние.
«У меня получался огромный мульти-отчет, но свести его во что-то одно я не мог. Это огромная работа, которой нужно было бы заниматься целыми днями», — добавил он.
Проблемы из-за отсутствия учета
Тимофей Логвиненко осознал необходимость финансового учета, столкнувшись со значительными сложностями.
«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств», — рассказал он.
Управляющий партнер уже имел печальный опыт работы без четкого финансового контроля.
«Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами и перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. Были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, работал в минус, но продолжал, и все заканчивалось долгами. Благодаря этому опыту я трепетно начал относиться к финансовому учету», — заявил Логвиненко.
Ограничения ручного планирования
Ручные отчеты не позволяли компании развиваться и масштабироваться.
«Вывод, который я сделал, – самостоятельные отчеты вручную – это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем?» — отметил он.
Поиск решения
Для решения проблемы Тимофей Логвиненко прошел финансовое обучение и протестировал несколько сервисов.
«На финансовом обучении у Натальи Морозовой я разобрался в начислении и видах отчетов. Потом нашел Елену Стрелкову, которая в роли финансового аналитика помогла подобрать менеджера для внедрения», — сообщил он.
Внедрение системы стало результатом плотного сотрудничества.
«Мы совместно с менеджером вносили данные в «ПланФакт». Сам бы я их не интегрировал, а менеджер без меня не разобралась бы в специфике нашей компании. У нас плотная совместная работа два раза в неделю», — пояснил Логвиненко.
После тестирования нескольких сервисов выбор пал на «ПланФакт» во многом благодаря грамотной консультативной поддержке.
Результаты автоматизации учета
Внедрение системы позволило сразу выявить существенные финансовые потери.
«Мы нашли финансовые расхождения на сумму более 1 млн рублей. Эти деньги были неправильно распределены между проектами. Ошибки партнера мы подкрепили документами, увидели даты и проекты с расхождениями. Это прямые убытки, которые по факту являются моими деньгами. Уже сейчас они возмещаются», — заявил управляющий партнер.
Автоматизация также освободила руководителя от рутинных задач.
«Бухгалтер в нашей компании не занимается зарплатами, это была моя ответственность. Теперь я скинул с себя этот большой объем работы, который тоже конвертируется в деньги», — добавил Логвиненко.
Система обеспечила надежную основу для стратегического развития и взаимодействия с инвесторами.
«В самом начале внедрения «ПланФакта» у нас появился инвестор-учредитель. Благодаря сервису мы имеем возможность предоставлять для него четкие цифры по рентабельности, он может видеть, как компания растет», — резюмировал Тимофей Логвиненко.
