Сеть коворкингов «Практик» работает в Санкт-Петербурге, Великих Луках и Новосибирске. Она включает девять коворкингов, а в ближайших планах — открытие нового рабочего пространства в Москве. Компания существует на рынке шесть лет, в её штате около 100 человек. Годовой оборот составляет 540 млн рублей.
Почему коворкинг удобнее офиса
Среди арендаторов компании «Практик» — Сбербанк, Российско-Германская торговая палата и крупный маркетплейс. Два петербургских коворкинга в этом году получили бизнес-премию WORKSPACE AWARDS 2022 в категории «Лучшие деловые пространства».
По мнению финансового директора компании Натальи Вычегжаниной, арендаторы выбирают коворкинг, потому что не нужно тратить время и деньги на оборудование пространства. Можно въезжать лишь со своими компьютерами. Рабочие места оснащены столами с умной зарядкой и ортопедическими креслами.
Для печати документов есть мощные принтеры, а функции секретаря берут на себя администраторы. Важную роль играет зона отдыха с водой, чаем, кофе и снэками. Всё это, а также спортивные и развлекательные мероприятия для резидентов, уже включено в стоимость.
«Коворкинг – это возможность арендовать рабочие места, а не квадратные метры. Если нужно разместить 60 сотрудников, вы платите за 60 рабочих мест. Если вы сократили штат, арендуете места по необходимости, не платите за освободившиеся метры», — пояснила Наталья Вычегжанина.
Финансовые особенности компании
Наталья Вычегжанина выделила несколько особенностей работы компании с точки зрения финансов:
- система предоплат;
- 8 юрлиц внутри одной компании;
- развитие за счёт инвестиций;
- участие большинства сотрудников в операционной финансовой деятельности.
«Большинство сотрудников компании, администраторы, работающие в коворкингах, участвуют в финансовых процессах: обрабатывают первичку, заносят счета, следят за платежами», — добавила она.
Excel-таблицы не устраивали инвесторов
Раньше финансовый учёт в компании вёлся в Excel. Руководитель разработал таблицы с формулами, куда администраторы вносили данные. Это позволяло видеть статистику, доходы и расходы.
Однако у Excel-таблиц были минусы. Сотрудники без опыта часто совершали ошибки, формулы сбивались, а достоверность данных страдала. Таблицы были громоздкими и трудными для понимания.
Поскольку компания развивается за счёт инвестиций, возникла ещё одна сложность: инвесторы хотели чётко видеть, как работают их деньги.
«Ежемесячно я составляла несколько отчетов для инвесторов, используя данные из Excel-таблиц. Это занимало около 10 дней в месяц», — отметила финансовый директор.
Как обучить финансовому учету всех сотрудников
Планы по автоматизации управленческого учёта появились в компании два года назад. Сначала попытались синхронизировать «Битрикс» и «1С», но полноценной реализации помешала пандемия. О сервисе «ПланФакт» в компании узнали от одного из инвесторов.
В качестве эксперимента финансовый директор несколько месяцев вела в «ПланФакте» одно, самое маленькое юрлицо. Существовали сомнения, что сервис заработает без обучения всего коллектива.
«Все наши сотрудники так или иначе задействованы в финансовых процессах. Поэтому мы предполагали, что прежде чем полностью переходить на «ПланФакт», нам придется всех обучить», — сообщила Наталья Вычегжанина.
Эксперимент длился три месяца. Увидев, что сотрудники справляются, компания постепенно, по одной-две компании в месяц, перевела в «ПланФакт» все юрлица. Основные трудности возникли при разнесении расходов по статьям, но с опытом пришло понимание.
Для обучения сотрудников Наталья Вычегжанина разработала внутренние видеоуроки. «Я записываю видеоуроки, по которым обучаются новые сотрудники в процессе онбординга. Нам важно обучать сотрудников на наших собственных данных, учитывая специфику компании», — заявила она.
Результаты
- Экономия времени финансового директора в 5 раз. На составление отчетов теперь уходит 2 дня вместо 10.
«Открываю отчет о прибылях и убытках, проверяю, правильно ли все разнесено, поправляю по необходимости — и все, отчет готов», — пояснила Наталья Вычегжанина.
- Исчезла необходимость в специальных отчётах для инвесторов. Теперь у них есть гостевой доступ в «ПланФакт».
«Не нужно что-то пересылать, тратить время на вопросы и ответы. У нас открытая отчетность, которую каждый инвестор может посмотреть в любой момент», — добавила она.
- Оптимизация тарифов. Новые тарифы оказались прибыльнее прежних в 10 раз.
«Увидеть это и повлиять мы смогли только в «ПланФакте». Excel не давал возможности проверять выручку по тарифам», — отметила финансовый директор.
- Появилась возможность анализировать затраты по статьям и распределение зарплатного фонда.
- Администраторы экономят время и повышают уровень сервиса.
«Время, которое они экономят на финансовом учете, они тратят на улучшение качества сервиса и повышение продаж», — резюмировала Наталья Вычегжанина.
Финансовый директор считает, что открытость финансовой информации, которую даёт «ПланФакт», положительно влияет на решение потенциальных инвесторов. Это принципиально важно для компании «Практик», которая развивается за счёт инвестиций.
