Время сотрудников – самый ценный ресурс. Именно на этой концепции строится работа компании WorkPoint, разрабатывающей систему управления проектами и учета рабочего времени. Однако перед самими основателями встал вопрос: что делать, если 8 часов в неделю уходит не на основную деятельность, а на финансовый учет и сопутствующую рутину? О том, как «ПланФакт» помог вернуть это драгоценное время, мы поговорили с сооснователем сервиса Александром Спиридоновым.
О компании
WorkPoint (Москва) – это онлайн-сервис для учета трудозатрат, контроля себестоимости и маржинальности проектов, ресурсного планирования и клиентского биллинга. Он востребован компаниями, ведущими проектную деятельность и оказывающими консалтинговые услуги. Их основной ресурс – время специалистов.Проект был запущен Александром Спиридоновым и его единомышленниками в сентябре 2016 года после полутора лет разработки. Сегодня сервисом пользуются более 100 компаний, включая группу «РОСНАНО» и ALTHAUS Group. Ежемесячно к платформе присоединяются 2-3 новых клиента.
Проблемы и задачи
Компания осознавала, что время – ключевой ресурс для бизнеса. При этом собственный финансовый учет в WorkPoint велся в Excel и отнимал у ответственного сотрудника около 20% рабочего времени.«Основная трудность была в большом объеме ручного труда, связанного с переносом транзакций из банковских систем и их разнесением по статьям и контрагентам. Из-за этого вероятность ошибки возрастала в разы!» — пояснил Александр Спиридонов.
Ситуацию осложняли несколько факторов: неудобный для копирования формат банковских выписок, низкая детализация статей расходов, а также работа с несколькими счетами, включая валютные, и наличными подотчетными средствами. Компании требовался инструмент для оперативного планирования, контроля остатков и прогнозирования бюджета.
Внедрение и организация работы
Команда рассматривала различные решения для финансово-управленческого учета, включая приложения для личных финансов. Однако такие программы не подходили для бизнес-задач.«Ключевым критерием выбора стала возможность легкой интеграции с «Альфа-Банком», где у нас расчетно-кассовое обслуживание. У сервиса «ПланФакт» такая опция есть, что и стало определяющим фактором», — сообщил сооснователь WorkPoint.
Настройка сервиса заняла около двух дней, а еще два месяца ушло на оптимизацию категорий доходов и расходов. Во внедрении участвовали два сотрудника, которые справились без внешних консультаций.
Александр выделил наиболее полезные функции «ПланФакта»:
- интеграция с интернет-банком;
- вкладка «Планирование»;
- автоматическое разнесение транзакций по категориям и контрагентам.
«Схема работы с программой внутри компании очень простая – один человек следит за бюджетом, еще трое анализируют отчеты по ключевым показателям бизнеса», — добавил он.
Результаты
Внедрение системы значительно упростило учет и позволило сэкономить ресурсы.- Затраты времени на финансовый учет сократились вдвое.
«Сейчас на корректировку бюджета уходит 6 часов в месяц, а на планирование – около 10. Раньше мы тратили минимум 32 часа. Таким образом, теперь мы тратим как минимум в 2 раза меньше времени», — отметил Александр Спиридонов.
- Автоматизация процесса приносит ежемесячную денежную экономию.
«За счет автоматизации и снижения трудозатрат компания экономит каждый месяц более 32 000 рублей, исходя из себестоимости часа в 2000 рублей», — подытожил он.
