Как теперь работать с сотрудниками, которые находятся за границей

Иногда компании нанимают сотрудников из других стран из-за их уникальных навыков. В других случаях работник может принять решение о переезде, но не планирует увольняться. Рассмотрим, как действовать работодателю в подобных ситуациях: какой договор оформлять, как наладить обмен документами и переводить заработную плату.

Какой договор можно заключать: трудовой или ГПХ

Ситуация неоднозначна. Прямого запрета на заключение трудовых договоров с нерезидентами Российской Федерации не существует, как и запрета на трудоустройство иностранцев, например, трудовых мигрантов.

Поясним: нерезидентом считается лицо, проживающее в России менее 183 календарных дней в году. Даже гражданин РФ, который приезжает на пару недель, а основное время живёт, например, в Польше, будет являться нерезидентом.

Хотя запрета нет, Министерство труда РФ в своих разъяснениях рекомендует в таких случаях использовать договор гражданско-правового характера (ГПХ). Минтруд приводит следующие аргументы:

«Согласно статье 13 ТК РФ, трудовое законодательство действует только на территории Российской Федерации. За рубежом, где находится удалённый сотрудник, оно не применяется», — поясняют в министерстве.

Кроме того, при наступлении несчастного случая работодатель не сможет провести его расследование по статье 312.3 ТК РФ. Таким образом, работодатель заранее не может выполнить одно из ключевых условий трудового договора.

Следовательно, если сотрудник переехал в другую страну на постоянной основе, лучше оформить с ним ГПХ. Если же он проживает за границей лишь несколько месяцев в году, можно продолжать трудовые отношения по действующему договору.

Договор ГПХ имеет важные отличия от трудового:

• Не требуется удерживать НДФЛ. Нерезидент РФ обязан платить налоги самостоятельно по месту своего проживания.
• Оплата производится за конкретный результат. По ГПХ вы оплачиваете услугу и не вправе требовать соблюдения рабочего графика или постоянной связи в рабочее время.
• При этом договор ГПХ обязывает работодателя перечислять страховые взносы в ПФР и ФОМС.

Как обмениваться документами, если сотрудник за границей

Независимо от типа договора необходимо выстроить процесс документооборота. Это могут быть заявления на отпуск по трудовому договору или акты и заказы по ГПХ. Существует три основных варианта обмена: отправка оригиналов, обмен скан-копиями и электронный документооборот (ЭДО).

Отправка оригиналов документов — самый сложный способ. Его минусы:

• Длительные сроки. Даже с курьерскими службами доставка занимает от нескольких дней до 7-10 суток.
• Необходимость постоянного контроля. Нужно заранее готовить документы и отслеживать их путь туда и обратно.
• Высокая стоимость. Расходы растут пропорционально числу сотрудников за рубежом.

Кроме того, такой процесс отвлекает сотрудников, например, бухгалтерию, что снижает общую производительность.

Обмен скан-копиями происходит значительно быстрее. Однако его юридический статус не вполне определён.

«В одном из писем Минфин РФ указывал, что скан-копии имеют равную силу с оригиналами, в другом — что такой обмен допустим лишь в исключительных случаях, например, во время пандемии», — отмечается в разъяснениях.

Часто скан-копии используют для ускорения процессов, но затем дублируют оригиналами почтой.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться юридически значимыми документами за минуты через специальные сервисы. Процесс выглядит так:

1. Работодатель формирует и подписывает документ в программе.
2. Документ мгновенно отправляется сотруднику через интернет.
3. Сотрудник подписывает его своей электронной подписью (ЭП), и статус сразу отображается в системе.

Подписание происходит с помощью электронной подписи — специального программного обеспечения на защищённом носителе. Отправлять бумажные оригиналы после этого не требуется.

Когда ЭДО не получится использовать и что тогда делать

Классический ЭДО требует наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП), которую необходимо получать и ежегодно обновлять в российском удостоверяющем центре. Это создаёт трудности для сотрудника за границей: если его данные изменились или он не успел продлить КЭП, воспользоваться ей будет невозможно, так как центры находятся только в России.

Альтернативой служит мобильный электронный документооборот. Он работает через приложение на смартфоне:

1. Работодатель формирует, подписывает и отправляет документ.
2. Сотрудник мгновенно получает уведомление и подписывает документ парой нажатий, используя неквалифицированную электронную подпись, которую создаёт в приложении.
3. Работодатель видит факт подписания в реальном времени.

«Документы, подписанные таким образом, имеют полную юридическую силу. По сути, это то же самое, что подписанные оригиналы или документы в классическом ЭДО», — поясняют эксперты.

Такой способ доступен из любой точки мира через российские сервисы, например, «Контур.Сайн», Nopaper или LightDoc.

Преимущества мобильного электронного документооборота

• Экономичность. Стоимость подписки на сервис обычно ниже, чем регулярные расходы на курьерскую доставку.
• Скорость. Документы передаются и подписываются мгновенно.
• Надёжность. Документы хранятся в облаке, их невозможно потерять или повредить физически, а при необходимости всегда можно распечатать.
• Удобный контроль. Статус каждого документа отслеживается в приложении, что позволяет вовремя отправлять напоминания.
• Экономия пространства. Компания избавляется от необходимости хранить объёмные бумажные архивы.

Как организовать электронный документооборот

Сначала необходимо выбрать поставщика услуг ЭДО (например, Taxcom, «Контур», «Астрал»), ориентируясь на потребности компании и тарифы.

Далее порядок действий зависит от типа договора с сотрудником:

• При договоре ГПХ достаточно включить в него дополнительный пункт о порядке обмена документами через мобильный ЭДО.
• При трудовом договоре потребуется подготовить пакет локальных документов: * Акт о вводе ЭДО с указанием поставщика и целей использования. * Регламент, описывающий порядок работы с электронными документами. * Уведомление сотрудников, которые будут задействованы в ЭДО.

После этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, и можно начинать работу.

Как платить зарплату, если сотрудники за границей

В текущих условиях переводы через традиционные международные системы могут быть затруднены. Рассмотреть можно два альтернативных варианта.

Банки, не находящиеся под санкциями, могут осуществлять переводы по реквизитам в иностранные банки. Однако из-за усиленного контроля такие операции теперь занимают 3-5 рабочих дней, а сумма ограничена 5000 долларов США в месяц.

Платежные сервисы-посредники (например, Unistream) переводят деньги по личным данным получателя. Важно учесть, что они работают не со всеми странами и могут иметь ограничения. К примеру, некоторые сервисы поддерживают переводы только между физическими лицами.

Коротко о главном

Если сотрудник переехал за рубеж на постоянной основе, целесообразнее оформить договор ГПХ. При проживании в России более 183 дней в году можно сохранить трудовой договор.

Для обмена документами оптимален электронный документооборот. Классический ЭДО может быть неудобен из-за сложностей с КЭП, поэтому мобильный ЭДО с неквалифицированной подписью становится практичным решением.

Он ускоряет процессы, снижает риски и позволяет экономить. Для его внедрения нужно выбрать сервис и закрепить новые правила в договоре или локальных актах.

Для перевода зарплаты можно использовать неподсанкционные банки или международные платежные сервисы, предварительно уточнив условия перевода в нужную страну.