Руководитель московского таксопарка Антон Треповский рассказал, как компании удалось автоматизировать финансовый учет, сократив время на него в восемь раз, а также перестать платить штрафы по лизингу.
О компании
Антон Треповский возглавляет службу такси «Океан». Компания сотрудничает с агрегаторами и управляет собственным парком. Её клиенты — это как водители, так и пассажиры.
Деятельность «Океана» развивается в трёх направлениях:
- собственный таксопарк;
- оптимизация работы других таксопарков;
- сервисное обслуживание автомобилей.
За три года автопарк вырос с 4 до 76 машин, а годовой оборот достиг 80 млн рублей. В этом году компания планирует увеличить оборот до 160 млн рублей. В штате работают 15 сотрудников и 500 водителей.
Проблемы и задачи
Когда в таксопарке было всего четыре автомобиля, учёт не вели. С ростом бизнеса появилась в нём необходимость, и первым инструментом стал Excel. Однако процесс оказался очень трудозатратным.
«Работать с данными в Excel было тяжело. Чтобы получить понимание того, что происходит с бизнесом в текущий момент, приходилось делать двойную работу», — пояснил Антон Треповский.
По его словам, данные сначала загружали из банка, затем редактировали под формат таблиц, а для сводного анализа или планирования бюджета всё приходилось переделывать заново.
Учетом занимались два человека: один — бухгалтерским, другой — управленческим. Не хватало анализа бюджета в разрезе дней или недель. Из-за кассовых разрывов регулярно приходилось привлекать инвестиции.
Excel использовали полтора года, но ручная работа перестала справляться с масштабами бизнеса. Было принято решение найти специализированный сервис для финансового учета.
Выбор решения
Антон изучил несколько вариантов и остановился на «ПланФакте».
«Сервис привлек нас доступностью тарифов, большим количеством отзывов и высоким рейтингом на Startpack», — сообщил он.
Внедрение и организация работы
Из-за большого объема данных к внедрению подошли обстоятельно. Помимо подписки, приобрели несколько уроков с помощником. Полноценное внедрение заняло две недели.
«ПланФакт мне понравился моментальной супер-поддержкой. Консультант помог быстро разобраться в сервисе и улучшить навыки учета, а самое главное – помог с разнесением большого объема операций», — добавил Антон Треповский.
Результаты
- Сократили время на учет финансов в 8 раз.
«Раньше приходилось разносить расходы вручную, каждый день по 2 часа. Сейчас – все автоматизировано, на все уходит минут 10-15 в день», — отметил руководитель.
- Исключили задержки по лизингу и экономят на штрафах.
«У нас 52 платежа по лизингу и важно оплатить каждый из них вовремя. До ПланФакта у нас бывали задержки, означающие штрафы и пени. Сейчас, когда все запланированные платежи в одном месте, мы не забываем про них и легко экономим 250 000 рублей в месяц», — заявил он.
- Навели порядок в финансах и получили общую картину бизнеса.
По словам Антона, сервис помог проанализировать текущее финансовое состояние компании.
