Операционный директор компании Siberian Nutrogunz из Новосибирска Анастасия Казакевич рассказала, как ей удалось вдвое сократить время на учёт, ежемесячно экономить более 10 000 рублей на логистике и устранить кассовые разрывы.
О компании
Компания Siberian Nutrogunz работает на рынке производства пищевых добавок более четырёх лет. Её основными клиентами являются оптовые, сетевые и розничные магазины спортивного питания. В штате — 10 сотрудников, которые параллельно ведут четыре проекта по разным линейкам продуктов. Общее число клиентов превышает 150.
Проблемы и задачи
С момента основания финансовый и управленческий учёт вели вдвоём: собственник и операционный директор. Они использовали облачный сервис «МойСклад», а также Excel и Google-таблицы.
Рост компании привёл к увеличению штата и усложнению учёта. Собственнику приходилось вносить множество данных, контролировать работу других сотрудников, решать вопросы с доступом и согласовывать информацию из разных источников.
«Нам не хватало инструментов, а сохранить корректно данные за прошлые периоды было практически невозможно. Также требовался контроль как дебиторской задолженности, так и кредиторской, контроль исходящих и входящих транзакций», — пояснила Анастасия Казакевич.
Периодически возникали и кассовые разрывы. «Кассовые разрывы носили периодический характер и имели прямую зависимость от специфики рынка (сезонность)», — добавила она.
Внедрение и организация работы
Накопившиеся проблемы с учётом требовали решения. Собственник решил внедрить специализированный сервис. Полгода компания пользовалась одним продуктом, но в нём не было функции бюджетирования. После продолжения поисков был выбран «ПланФакт».
«В момент принятия решения по выбору системы финансового учета “ПланФакт” проявил себя как наиболее подходящий сервис для нашей компании», — отметила операционный директор.
Процесс внедрения занял полтора месяца и потребовал участия двух сотрудников. «Мы легко и быстро разобрались, интерфейс более чем понятный. Поддержка у сервиса хорошая: отвечают всегда быстро, помогут разобраться с любой сложившейся проблемой», — сообщила Анастасия Казакевич.
Сейчас в системе работают три человека: двое отвечают за определённый тип операций, а генеральный директор анализирует данные.
Результаты
- Сокращение времени на учёт в два раза. «С самого старта мы стремились к прозрачной и удобной организации финансов без большого количества таблиц и отчетов. Пользуемся сервисом уже 2,5 года. Он полностью соответствует нашим задачам. Мы сделали учёт прозрачным и теперь тратим на него в 2 раза меньше времени», — заявила представитель компании.
- Сохранение бизнеса в период низкого спроса. По словам Анастасии Казакевич, в 2017-2018 годах из-за падения покупательской способности оборот компании сократился. Анализ данных в «ПланФакте» показал точную сумму операций по статьям, что позволило пересмотреть издержки, найти новых поставщиков и сохранить общую доходность.
- Анализ расходов и экономия. «Через 3 месяца использования сервиса мы увидели полную картину по затратам на логистику и поняли, как их оптимизировать. Мы увеличили количество перевозимого с экспедитором товара и теперь экономим более 10 000 руб. в месяц», — рассказала она.
- Реструктуризация проекта. Все операции по новому продукту были выделены в отдельный проект в системе. Это позволило сконцентрировать все затраты в одном месте и отслеживать их влияние на общие расходы компании, что стало основанием для реструктуризации.
- Устранение кассовых разрывов. «Для устранения кассового разрыва нам требовалось прогнозирование. С “ПланФактом” мы закрыли этот вопрос. Сейчас мы видим разрыв заранее и можем создать резерв денежных средств к моменту его появления», — резюмировала Анастасия Казакевич.
