Операционный директор компании justfood Никита Касатов рассказал, как автоматизировал финансовый учет, перейдя с сервиса «Дзен-мани» на «ПланФакт». Теперь он тратит на это в 15 раз меньше времени, эффективно борется с кассовыми разрывами и анализирует затраты не только по компании в целом, но и в разрезе отдельных проектов.
О компании
Justfood занимается доставкой правильного питания по подписке: можно заказать готовый рацион на весь день. Меню составляется при участии диетолога и нутрициолога. Основные клиенты — люди, которые худеют, занимаются спортом или просто следят за здоровьем.
Идея родилась из личных потребностей основателей в качественном питании. Со временем проект перерос в полноценный бизнес. Компания работает с января 2015 года, ее оборот в 2017 году составил 60 млн рублей, в 2018-м — уже 130 млн. В 2019 году планируется рост в 1,5 раза. Постоянно в штате работают 90 человек.
Проблемы и задачи
Изначально Никита вел учет в сервисе для личных финансов «Дзен-мани».
«Excel мы как-то миновали, сразу начали пользоваться «Дзен-мани». Пока компания маленькая, она мало чем отличается от семьи, и нас, в принципе, все устраивало», — рассказал он.
Однако с ростом бизнеса стали возникать проблемы: суммы расхождений стали существенными, а процесс проверки — крайне трудоемким.
«Проверять транзакции можно было единственным способом – глазами. Выгружаешь в Excel одну выгрузку, вторую и сверяешь. Это отнимало кучу времени и нервов», — отметил Касатов.
Дополнительной сложностью была невозможность дифференцированного доступа к счетам для сотрудников, что не позволяло делегировать часть задач бухгалтеру.
Внедрение и организация работы
После сравнительного анализа был выбран сервис «ПланФакт». Ключевую роль сыграла работа поддержки.
«В ПланФакте нас привлекла моментальная поддержка и стремление к развитию. Поддержка оперативно помогала в чате и на телефоне, видно, что не первый день работают и все наши проблемы они уже проходили», — сообщил Никита.
На освоение сервиса и перенос данных ушло около полутора недель, после чего компания сразу приступила к работе в новой системе.
Результаты
Внедрение «ПланФакта» принесло несколько ключевых результатов:
- Сокращение времени на учет в 15 раз. Если раньше на это уходило до 15 часов в месяц, то сейчас процесс автоматизирован и занимает около часа.
- Закрытие нерентабельного проекта. Анализ данных в сервисе помог принять решение об отказе от непрофильного направления.
- Устранение кассовых разрывов. Система позволила корректно учитывать авансы и планировать финансы.
«Прошлой зимой в праздники у нас был кассовый разрыв. В декабре выручка падает, а расходы – нет. В этом году мы сделали выводы и к подобной ситуации готовы», — добавил операционный директор.
