Группа компаний «Скала» выполняет электромонтажные работы, а также сервис и обслуживание деревообрабатывающего оборудования в Архангельской области. В структуру холдинга также входит розничный магазин крепежа. В компании работает 20 сотрудников, а ее годовой оборот составляет 35 миллионов рублей.
С 2014 года учет в компании велся в Excel, что по сути было ручной работой. Два сотрудника постоянно вносили данные в таблицы, готовили отчеты и следили, чтобы операции не терялись.
«На нашем комплексном техническом обслуживании было около 60 магазинов «Пятерочка» в регионе. На деле это значит огромное количество закупок мелких и крупных запчастей, много операций. Все эти расходы вносились в Excel вручную. Два сотрудника занимались этим практически все рабочее время. Но человеческий фактор неминуемо приводил к ошибкам», — рассказал руководитель компании Вячеслав Потапов.
Ошибки в учете были лишь частью проблем. Отсутствие интеграций и разделения по проектам приводило к кассовым разрывам. Это подтолкнуло компанию к автоматизации финансового учета.
С декабря 2017 года «ГК Скала» использует сервис «ПланФакт». На этапе внедрения возникла сложность с длиной названий проектов.
«В ПланФакте было предусмотрено недостаточно для нас символов под название проектов. Нам нужно было вписывать названия подробно, потому что зачастую, например, станки называются примерно одинаково, разница лишь в нескольких цифрах, а на деле это совершенно разное оборудование. Мы сокращали названия, путались в них, сами потом не могли разобраться. Обратились в техподдержку сервиса и объяснили проблему. Ребята откликнулись быстро, доработали сервис и дали возможность писать длинные названия», — добавил Вячеслав Потапов.
Сейчас основная задача сервиса — оптимизировать расходы и помочь компании преодолеть сложный период в отрасли. Компания экономит 50 тысяч рублей ежемесячно на процентах по кредиту.
«Мы увидели в ПланФакте, что ежемесячно тратим 100 тыс.руб. на проценты по кредиту. Поработали с кредитными продуктами в разных банках, перекредитовались и сократили оплату процентов в два раза», — отметил руководитель.
Экономия фонда оплаты труда составила 30 тысяч рублей в месяц, поскольку учетом вместо двух сотрудников теперь занимается один. Время на ведение учета сократилось в 2-3 раза.
Затраты на мобильную связь, канцелярию, коммунальные услуги и офис удалось сократить на 24 тысячи рублей в год.
«В ПланФакте удобно следить за расходами. Например, мы увидели, что затраты на канцелярию по 2021 году составили 91 тыс.руб. Оптимизировали и в 2022 году потратили всего 70 тыс.руб. Так же мы следим за всеми расходами и стараемся их оптимизировать. Общая экономия получается довольно ощутимая», — сообщил Вячеслав Потапов.
Сервис также помогает отслеживать маржинальность и корректно работать с прайс-листом, разделяя денежные потоки по проектам.
«Чтобы нам правильно делать наценку, учитывать маржу, нужно четко фильтровать эти запчасти по проектам. Объясним на примере. Мы заказали товар за 37 тыс. руб. За доставку заплатили 2-5 тысяч. Если бы мы вели учет в Excel, могли бы упустить стоимость доставки и не учесть ее при наценке. Особенно такое вероятно, если для перевозки заказывать частный транспорт и расплачиваться наличными. В ПланФакте исключена возможность упустить стоимость доставки, потому что в проекте видны все расходы по нему», — пояснил он.
Благодаря «ПланФакту» компания суммарно экономит 984 тысячи рублей в год.
