Сергей Иванов, основатель компании «Лайм», долгое время страдал от рутинной работы в Excel. Ситуация изменилась после внедрения учета финансов на базе сервиса «ПланФакт». Это помогло сократить расходы на 20%, проанализировать рентабельность направлений и увидеть реальную прибыль компании. Время на ежедневный финансовый учет сократилось до 5 минут.
Компания «Лайм» занимается внедрением CRM-систем — «Битрикс24» и «AmoCRM», — их адаптацией под нужды клиентов и обучением сотрудников. Компания работает с 2018 года, в штате три человека. Годовой оборот составляет 5 млн рублей. Основные клиенты — малый и средний бизнес с отделами продаж, которым нужен учет сделок и клиентов. Единовременно в работе может находиться до 10 проектов.
Проблемы и задачи
Изначально Сергей самостоятельно вел финансовую отчетность в Excel, что отнимало много времени и было чревато ошибками.
«Было порядка 3–4 Excel-таблиц, в которых я сам сводил все данные, искал и выводил формулы. На это уходило в лучшем случае полдня в неделю. Иногда – целый день. Поскольку все операции вносились вручную, неминуемо что-то терялось», — рассказывает он.
Внедрение и организация работы
Для автоматизации учета Сергей протестировал два сервиса, остановив выбор на «ПланФакте».
«Две недели потестировал одну систему, две недели – другую. ПланФакт оказался вне конкуренции. Я сразу отметил и начал применять синхронизацию с банками, шаблоны автоматизации, объединил операции в проекты», — сообщил он.
После внедрения финансовый учет в системе ведет сам Сергей, а данные вносит его помощник. Особенно ценной оказалась возможность учета по методу начисления, важная для проектного бизнеса.
Результаты
Внедрение системы принесло компании несколько ключевых преимуществ:
- Экономия времени. Учет сократился до 5 минут в день и нескольких часов раз в месяц.
- Сокращение расходов. Анализ в «ПланФакте» помог оптимизировать и сократить постоянные расходы на 20%, в том числе за счет отказа от аренды целого офиса.
- Фокус на прибыльных направлениях. Анализ доходов позволил сконцентрироваться на продаже лицензий как самом прибыльном направлении, сократив малодоходные разовые услуги.
- Четкая картина прибыли. Учет зарплат собственников позволил видеть реальную чистую прибыль и маржинальность.
- Понимание сезонности. Анализ данных выявил самые прибыльные месяцы — август и декабрь, что противоречило прежним ожиданиям.
