Группа компаний «Зелёный город» занимается благоустройством и озеленением городских территорий и промышленных предприятий в Перми, а также ведёт тепличный бизнес. В штате организации работает 30 сотрудников, а годовой оборот составляет 70 миллионов рублей.
Пермь – «Зелёный город»
Управляющий группой компаний Антон Тимофеев рассказал о вкладе компании в облик города.
«Зелёный город» занимается всем тем, что принято называть благоустройством и озеленением: мы высаживаем цветы на клумбы, косим газоны в парках и скверах, обустраиваем транспортные развязки, сажаем деревья. Рассаду цветов мы производим в собственном тепличном хозяйстве площадью 5 тысяч квадратных метров», — пояснил Антон Тимофеев.
Он также отметил, что помимо цветов в теплицах выращиваются овощи на продажу. По его словам, статус одного из самых зелёных городов России Перми обеспечивает в том числе и центральный лесопарк.
«Но, надеюсь, и наш скромный вклад в этот статус тоже есть», — добавил управляющий.
Цифры как способ мотивации
Потребность в грамотном финансовом учёте возникла, когда бизнес вырос до группы компаний.
«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вёл отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело», — признался Антон Тимофеев.
Он использовал для учёта Excel и 1С, но первый отнимал слишком много времени, а вторая была удобна в основном для бухгалтера. Первым шагом к цифровизации стало понимание необходимости выстраивания мотивации сотрудников на основе конкретных показателей.
«Мотивацию без цифр выстраивать невозможно, получаются пустые слова, которые никого не стимулируют», — заявил он.
«Ты – учитель, я – ученик»
Внедрение сервиса «ПланФакт» проходило при поддержке партнёра Елены Стрелковой.
«Елена Стрелкова занесла в «ПланФакт» все данные за 2019 и 2020 годы. Я посмотрел в программу и абсолютно ничего не понял!» — вспоминает Антон Тимофеев.
Он предложил формат обучения, в котором Елена выступала в роли наставника. Совместная работа началась с занесения данных управляющей компании за предыдущий год.
«Исходя из того, что получилось, я начал смотреть, какие критерии и затраты мы дальше будем контролировать. Это был главный шаг во внедрении», — отметил он.
Теперь для еженедельного анализа данных по всем юридическим лицам ему достаточно одного часа.
«Мы должны работать на 6 млн лучше!»
Анализ данных в «ПланФакте» показал, что маржинальность бизнеса составляла 25%. Главной задачей на 2021 год было увеличение этого показателя до 35%.
«Сейчас заканчиваются наши трёхлетние госконтракты. Новые, согласно реалиям рынка — конкуренции и экономической ситуации в стране — будут со снижением прибыли», — сообщил Антон Тимофеев.
Было понятно, что для сохранения устойчивости необходимо оптимизировать около 10% расходов.
«Для понимания, при обороте 60 млн экономия должна быть 6 млн в год. То есть мы должны работать на 6 млн лучше!» — заявил он.
Что уже сделали?
Сэкономили почти 1,5 миллиона на обслуживании транспорта
Первым результатом внедрения системы стала оптимизация затрат на эксплуатацию автопарка.
«Первое, что увидели, это завышенные траты на эксплуатацию транспорта. В 2020 году мы потратили на обслуживание восьми «газелей» 3 млн рублей. А в 2019 году – 1,5 млн», — пояснил управляющий.
Была поставлена задача спланировать реалистичный бюджет на 2021 год, который составил 1,6 млн рублей. Контроль за соблюдением этого лимита стал ключевым показателем для руководителя отдела.
«ПланФакт помог нам это увидеть и исправить», — добавил Антон Тимофеев.
Сотрудники начали экономить деньги
Вторым этапом стало попроектное планирование фонда оплаты труда.
«Здесь началась моя самая любимая работа в «ПланФакте» – работа с вкладкой «бюджет». Мы увидели, сколько должно тратиться на базовый зарплатный фонд, без учета премий», — рассказал он.
Для каждого проекта был определён базовый уровень зарплат и назначен ответственный за его контроль. Это позволило исключить необоснованное привлечение лишних сотрудников.
«Раз в квартал мы нажимаем кнопочку «факт» и видим, уложился ли он в этот базовый уровень. В текущих месяцах я вижу, что сотрудники стали экономить деньги», — отметил Антон Тимофеев.
Сэкономили 100 тысяч рублей на банковских комиссиях
Ещё одной статьёй оптимизации оказались банковские комиссии.
«В «ПланФакте» выяснилось, что банковских комиссий в год набегает на 300 тысяч рублей. Я даже не подозревал, что плачу столько», — признался управляющий.
Анализ показал, что использование самых дешёвых тарифов при активных операциях привело к обратному эффекту. Переход на выгодные тарифы позволил сразу сэкономить около 100 тысяч рублей.
«Главный плюс от внедрения «ПланФакта» в том, что бизнес стал прозрачным и предсказуемым. То, что мы смогли учитывать показатели по каждому проекту, дало нам понимание целостной картины», — подвёл итог Антон Тимофеев.
