Павел Сидоров, руководитель IT-интегратора из Москвы, рассказал о выборе и внедрении сервиса «ПланФакт» для финансового учёта, сокращении накладных расходов вдвое, а также о важности оценки рентабельности проектов и вклада каждого сотрудника.
Компания «К2 Айти» была основана в 2012 году в Москве. Её основное направление — системная интеграция и заказная разработка. Работа ведётся как на платформенных продуктах Microsoft, так и на стеке свободно распространяемого программного обеспечения. Клиентами являются юридические лица в сегментах B2B и B2G, в основном крупные предприятия розничной торговли и телекоммуникаций, а также малый и средний бизнес и образовательные учреждения. Компания одновременно ведёт до 10 проектов силами собственных разработчиков, консультантов и привлечённых подрядчиков.
Спрос на услуги компании с момента основания был высоким, что обеспечивало быстрый рост. Учетом финансов занимались руководитель и два сотрудника. Использовались шаблоны в Excel для расходов и поступлений, которые заполнялись и актуализировались вручную. Такая схема не позволяла получать качественные данные.
«Разные исполнители могут работать на нескольких разных проектах, нам необходимо учитывать вклад каждого участника в выручку по конкретному проекту и корректно прогнозировать кэшфлоу, а также считать рентабельность проектов. Таблицы в Excel не приспособлены для таких задач, их приходилось все время вручную перепланировать и актуализировать при любых изменениях», — пояснил Павел Сидоров.
Рост оборотов и увеличение количества проектов потребовали более гибкого инструмента для управления финансами. В 2019 году компания начала поиск специализированного онлайн-сервиса.
«Стали смотреть, что есть на рынке и, благодаря сервису Startpack, который позволяет по объективным показателям сравнить варианты и почитать отзывы, выбрали для себя 2 решения: «ПланФакт» и другой специализированный продукт. Оба сервиса запустили в пилотное тестирование», — отметил руководитель.
Изначально привлёк другой продукт из-за функции бюджетирования. Однако позже выяснилось, что это бюджетирование не было интегрировано с остальными данными. Внимание снова переключилось на «ПланФакт».
«К тому времени «ПланФакт» уже реализовал удобное бюджетирование, а еще в сервисе была интеграция с банком, которая не требовала использования промежуточных таблиц в Excel, и удобный функционал разнесения операций по статьям и проектам», — добавил Павел.
Внедрение происходило поэтапно. Сначала загрузили данные с начала финансового года, затем настроили интеграцию с банками и подгрузили информацию с начала календарного года, после чего импортировали всю историю по клиентам и проектам.
«ПланФакт привлек нас большой вариативностью и различными способами фильтрации данных. Ну и, конечно, удобное API, которое позволяет нам оптимально интегрировать сервис в свою систему», — сообщил Павел Сидоров.
В результате заработала связка «ПланФикс» + «ПланФакт» + Microsoft Teams + Azure DevOps Services. В будущем планируется максимальная автоматизация и полная передача ведения учёта бухгалтеру.
Благодаря внедрению сервиса был реализован прозрачный финансовый учет.
«Таблица Excel теряла актуальность уже в момент составления. Сейчас все сильно проще. Мы загрузили все банковские выписки со дня основания компании и получили полную финансовую картину за всю историю», — заявил Павел.
Теперь он тратит на учёт около двух часов в месяц, а все необходимые данные по людям и проектам доступны в системе. Также была изменена финансовая модель работы с сотрудниками.
«Сейчас все наши сотрудники работают на сдельной модели оплаты труда. В своем личном кабинете работник может посмотреть свое участие в том или ином проекте: сколько он принес компании пользы в деньгах, сколько денег получил и на какую премию может претендовать», — рассказал руководитель.
Для мотивированных сотрудников это стало хорошим инструментом. Реализовать подобное решение удалось быстро благодаря «ПланФакту» и сервисам low-code-интеграции. Ещё одним результатом стало сокращение накладных расходов в два раза за 2019 год.
«У нас есть прямые расходы – траты на производственный персонал и подрядчиков, и накладные – офис, обучение, представительские расходы. С мая 2019 года мы жестко урезали их до 40%, а с сентября до 20%», — пояснил Павел.
Сервис позволяет легко контролировать расходы и обоснованно принимать решения о дополнительных тратах. Кроме того, внедрение системы принесло уверенность в правильности управленческих решений.
«В какой-то момент у нас были сомнения относительно некоторых проектов. Но посмотрев на выручку по этим проектам и оценив их рентабельность в «ПланФакте», поняли, что несмотря на то, что специалисты дороже и их меньше, проекты оборотистее и рентабельнее», — добавил Павел Сидоров.
