Веб-студия Intensa из Тулы занимается разработкой, поддержкой и продвижением сайтов с 2007 года. Компания специализируется на комплексном развитии e-commerce проектов. Её клиентами являются интернет-магазины с месячным оборотом от 15 до 100 миллионов рублей. Одновременно студия ведет 25-30 проектов, в команде 20 человек, а ежемесячный оборот составляет 3 миллиона рублей. В 2020 году собственник Кирилл Трофимов планирует увеличить оборот в полтора раза.
О проблемах с предыдущей системой учета
С момента основания учет велся в Excel, а в 2013 году данные перенесли в «1С:Управление нашей фирмой».
«В «1С» был очевидный плюс: начисления появлялись в учете автоматически, так как все закрывающие документы велись тут же. Но нам не хватало интеграции с банками, у системы был перегруженный интерфейс, низкая скорость работы и отсутствие доступа с телефона», — отметил Кирилл Трофимов.
Он добавил, что если в 2013 году мобильный доступ не был критичным, то к 2019 году он стал одним из решающих факторов. В итоге, несмотря на преимущества, программа оказалась для студии малополезной.
Внедрение нового сервиса
О сервисе ПланФакт Кирилл узнал на конференции в 2019 году и сразу начал его тестирование.
«Проблемы, которые были в «1С», в ПланФакте отсутствовали. При этом сервис обладал еще и дополнительными преимуществами: бюджетирование, автоматическое разнесение платежей по статьям, разделение затрат по проектам и услуги финансового консультанта», — сообщил он.
Настройка прошла легко, и в июле команда полностью перешла на новую систему. Особенно владельцу студии помогла функция разбивки платежей.
«У нас несколько юрлиц и счетов, разные формы оплаты от клиентов – объединить это в одну систему было очень сложно. С возможностью разбивки платежей, которая появилась в ПланФакте летом, мы с этим наконец-то справились», — пояснил Трофимов.
Сейчас в сервисе работают два человека: офис-менеджер вносит и распределяет платежи, а собственник занимается контролем, анализом и планированием.
Достигнутые результаты
- Экономия времени. Кирилл Трофимов экономят 3 часа в неделю на рутинных операциях, которые теперь делегированы менеджеру. «Сам трачу всего 3-4 часа в месяц, по часу в неделю, на анализ доходов и расходов», — уточнил он.
- Рост рентабельности. Компания увеличила валовую рентабельность на 20% по итогам второго полугодия 2019 года. «Я постоянно анализирую рентабельность и отслеживаю убыточные проекты. Мы стараемся снижать трудозатраты на неприбыльные проекты и вкладывать силы в те, где можем заработать дополнительно», — рассказал собственник студии.
- Налаженный учет. В компании удалось выстроить понятную систему учета и избежать кассовых разрывов. «Для меня, как для руководителя, работа в «1С» была сложной и неудобной. Я постоянно откладывал ее до последнего момента. Сейчас я себя не заставляю садиться за учет, а делаю это с удовольствием», — заявил Кирилл Трофимов.
Он добавил, что теперь анализирует прибыль в разрезе проектов и отделов по четкому чек-листу и с нетерпением ждет подведения итогов каждого месяца.
