Demokrat — это сеть стоматологических клиник в Иркутске, оказывающая полный спектр услуг для взрослых и детей: терапию, ортодонтию, хирургию, ортопедию, пародонтологию и имплантологию. Её ключевая особенность — практика комплексных договоров на лечение. После диагностики, если пациенту требуется комплексное лечение, заключается договор с фиксированной стоимостью и возможностью рассрочки.
В отличие от стандартной схемы, когда оплата происходит сразу после оказания услуги, финансовый учёт в Demokrat сложнее из-за предоплат, постоплат и длительных проектов. В компании работает 40 сотрудников, а её годовой оборот составляет 48 млн рублей.
Первый филиал «открывали» в Excel
Изначально весь финансовый учёт вёлся в Excel. В этой программе не удавалось чётко разграничить статьи расходов и правильно распределять данные по проектам.
«Впервые мысль о том, что Excel нужно на что-то менять, пришла нам при подготовке к открытию первого филиала клиники. Все инвестиции для его открытия мы вели в Excel. Было много путаницы и сложностей планирования. Это и стало отправной точкой к решению автоматизировать финансовый учёт и найти сервис», — рассказывает руководитель стоматологических клиник Demokrat Сергей Матюшенко.
Excel — база данных для ПланФакта
Сначала руководство планировало доработать под свои нужды программу 1С, которой уже пользовались. Однако её модернизация оказалась сложной, а сама программа — слишком громоздкой для решения поставленных задач.
После начался поиск онлайн-сервиса. Протестировав несколько популярных вариантов, компания довольно быстро остановилась на «ПланФакте».
«Большое облегчение мы почувствовали сразу — ПланФакт автоматически выгружает информацию со счета, не нужно заносить все вручную, как в Excel. Теперь мы вручную заносим только наличку, но это небольшой процент от всего. По опыту работы в Excel могу сказать, что у него есть один большой плюс: есть откуда взять информацию для загрузки в ПланФакт», — добавил Сергей Матюшенко.
Результаты внедрения сервиса
- Контролируемый рост. За время работы с «ПланФактом» сеть выросла до четырёх филиалов и проектов, включая техническую лабораторию. «Мы бы все равно росли, но без ПланФакта мы бы росли вслепую. Открывая новую клинику, мы все затраты вносим в сервис, чётко понимаем, когда можем себе позволить открытие нового филиала, а когда нет», — отметил руководитель.
- Экономия времени в 4-5 раз. «Время экономится настолько, что раньше на ведение учета по одному проекту его требовалось больше, чем сейчас на четыре», — сообщил Сергей Матюшенко.
- Максимальная прозрачность вложений и трат. «Это главное, ради чего мы используем ПланФакт. В нём чётко видно, сколько чьих денег потрачено на новый проект», — заявил он.
- Экономическая эффективность. Стоимость максимального тарифа «ПланФакта» оказалась примерно в два раза ниже, чем гипотетические расходы на зарплату финансисту, который вносил бы данные в Excel.
«Мы не очень большие, и у нас нет возможности иметь целый аналитический отдел для прогнозирования и расчета прибыльности, но ПланФакт полностью решает эту задачу», — резюмировал Сергей Матюшенко.
