Центр индивидуального обучения и репетиторских услуг «ПифагорУм» занимается подготовкой детей к школе и проводит занятия по всем школьным предметам с 1 по 11 класс. Учебное заведение работает более десяти лет и помогает слушателям достигать высоких баллов на ЕГЭ для поступления в ведущие вузы страны.
Сеть школы включает несколько филиалов: два в Благовещенске, два в Хабаровске, по одному в Краснодаре и Санкт-Петербурге. В скором времени планируется открытие отделения в Москве. В компании трудятся около 100 сотрудников, а ежемесячный оборот составляет 5 миллионов рублей.
Финансовый учёт в начале работы был организован просто.
«Когда школа только начала работу, учет велся в небольшой тетрадке. Это было неудобно, но объективно вполне достаточно», — рассказала генеральный директор школы Светлана Петряева.
Затем для удобства перешли на Excel, особенно когда открылся второй филиал. Система справлялась, так как операции были наличными и учёт оставался простым. Однако со временем ситуация усложнилась.
«Со временем открывались филиалы, добавлялись новые счета, появились безналичные счета и карты физлиц. Стало понятно, что Excel больше не справляется, нужна какая-то система учета», — добавила Петряева.
Для выбора подходящего сервиса был проведён сравнительный анализ.
«Мы даже сделали сравнительную таблицу! Где-то не устраивал интерфейс, где-то цена, какие-то сервисы не закрывали все наши потребности. ПланФакт оказался оптимальным вариантом», — сообщила Светлана Петряева.
Внедрение прошло без глобальных сложностей. Первым преимуществом стал автоматический учёт остатков средств.
«В Excel остаток денежных средств нужно было переносить и потом сводить вручную, а в ПланФакте это отображается сразу само», — отметила руководитель.
Теперь «ПифагорУм» использует сервис для систематизации доходов, расходов и контроля остатков на счетах. Отчётность стала занимать значительно меньше времени.
«Каждый понедельник финансовый директор закрывает предыдущую неделю. В Excel такая работа по двум филиалам занимала целый рабочий день. Сейчас по всем нашим филиалам все сводится за несколько часов», — пояснила Петряева.
Ключевую роль «ПланФакт» играет в предотвращении кассовых разрывов, что особенно важно при открытии нового филиала в Хабаровске. Изначальный бюджет на открытие был значительно превышен.
«Попросили всех поставщиков услуг рассчитать остатки по сметам, чтобы была определенность. Эти деньги мы внесли в ПланФакт как запланированные расходы и поняли, что на момент оплаты средств может не хватить», — заявила генеральный директор.
Для обеспечения финансовой стабильности компания активно использует платежный календарь и анализирует данные прошлых периодов.
«Поэтому сейчас мы выстраиваем платежный календарь, чтобы оставались деньги на необходимые выплаты: аренду, зарплаты, налоги. Для этого нужно знать, какие траты были в прошлом году в эти же месяцы – снова смотрим в ПланФакт», — добавила она.
Опираясь на данные сервиса, компания уверенно планирует будущее, включая открытие нового филиала, несмотря на возросшие затраты.
