Компания «Магнет» строит и сдаёт в аренду, а также в субаренду бьюти-коворкинги в Москве и Мордовии. Кроме того, она арендует помещения под офисы, магазины и салоны красоты. Годовой оборот компании составляет 25 млн рублей, а в штате работают 7 человек.
Основатель компании Антон Марычев ранее не был знаком с управленческим учётом. Предприниматель признаётся, что даже данные по маркетингу он считал частью такого учёта, хотя всё записывалось на бумажке, а по факту учёт не вёлся.
«Цифры по маркетингу, например, я тоже считал управленческим учетом. Все это записывалось на бумажке, а на самом деле не велось вообще», — отметил он.
В попытках разобраться Антон Марычев покупал курсы по финансовой грамотности и постепенно осваивал азы управленческого учёта. Он начал вести отчёты в Excel, однако этот опыт оказался неудачным.
«Когда начал изучать и погружаться — завел Excel для трех отчетов. В нем постоянно слетали формулы, сложно было разобраться, что относиться к какой статье и какому справочнику. Если что-то нужно было поменять, звонили специальному человеку, который в этом разбирается. Но по сути этот способ ведения финансового учета ничем не отличался от ведения на бумажке», — пояснил он.
Проблемы с учётом приводили к регулярным кассовым разрывам. За 2021 год их произошло восемь.
«Все время искали деньги, чтобы затыкать дыры. Почему так происходило — не было понятно. Нас держало на плаву только наличие финансовой подушки», — добавил основатель компании.
Внедрение автоматизированного учёта
На финансовых курсах Антону порекомендовали сервис «ПланФакт» для автоматизации управленческого учёта. Там же помогли с обучением и внедрением системы.
«Научили, как правильно создавать статьи, в какие статьи вносить какие данные. После внедрения ПланФакта, бухгалтер быстро разобралась и ведет сервис без проблем и сложностей», — сообщил предприниматель.
Теперь внесением данных и ведением учёта в «ПланФакте» занимается один сотрудник — бухгалтер. Руководитель анализирует отчёты, оценивает результаты и принимает решения на основе полученных данных.
Результаты внедрения системы
- Оптимизация расходов. Компания стала экономить 100 тысяч рублей в месяц. «Увидели перерасход на персонал — оказалось, что расходы на клининговую компанию завышены, и это съедает часть чистой прибыли. Оптимизировали расходы и экономим около 100 тысяч в месяц».
- Ликвидация кассовых разрывов. С помощью платежного календаря удалось избежать нехватки денежных средств. «Я перестал выводить деньги из бизнеса, руководствуясь только своими желаниями и нуждами. Оказалось, что причиной кассовых разрывов было именно это. Теперь передо мной платежный календарь и планы выплат. Кассовые разрывы прекратились».
- Помощь в продаже бизнеса. Сервис помог продать два готовых бизнеса, так как обеспечил прозрачность финансовой аналитики. «Покупатели посмотрели всю финансовую аналитику, увидели, что она ведется аккуратно, учтен каждый рубль. Это создало доверие. Я сделал выгрузку по чистой прибыли, и любые возражения по цене бизнеса были сразу отработаны».
- Упрощение учёта. С системой легко справляются даже сотрудники без финансового опыта. «Сейчас открываем крупный бьюти-коворкинг с вложениями порядка 25 млн руб. Все чеки по этому проекту мы разобрали по месяцам и приготовились к долгому их внесению. Но сервис оказался настолько удобным, что помощники быстро сами создают статьи и вносят чеки. Ни я, ни бухгалтер в этом не участвуем».
- Формирование адекватной цены на аренду. Детализация затрат по статьям помогает точно рассчитывать стоимость. «Четко видим, сколько мы потратили на электричество, на водоснабжение и прочее. Можем разделить статьи по категориям и вывести цену за квадратный метр стройки. Из нее удобно высчитывать адекватную цена за аренду квадратного метра».
- Контроль точки безубыточности. Сервис позволяет отслеживать окупаемость проектов. «Открыли бьюти-коворкинг в Москве на проспекте Мира. ПланФакт показывает, сколько инвестиций туда ушло, когда произошел возврат вложенных денег, когда была пройдена точка безубыточности и когда коворкинг начал приносить чистую прибыль».
- Принятие решений по проектам. Появилась возможность анализировать и управлять каждым направлением отдельно. «Управляющая компания по коворкингам выведена в отдельный проект. Мы видим, сколько денег на нее уходит, сколько она зарабатывает. На основании этих данных принимаю управленческие решения».
Антон Марычев подвёл итог, отметив, что «ПланФакт» снял с него значительную нагрузку.
«ПланФакт с меня снял огромный груз. Я увидел, что он настолько интуитивно понятен, что не только бухгалтер может с ним управляться, но и мои помощники, у которых вообще нет финансового опыта», — заявил он.
