Историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета «ПланФакт» поделился Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS. Сервис помог бизнесу, который показывает десятикратный рост в год, наладить учет и избежать ошибок.
О компании
Логистическая компания IMPORT.PLUS (г. Видное, Московская область) специализируется на доставке грузов из-за рубежа, в частности из Китая. Клиентами являются микро-, малые и средние предприятия, у которых нет собственных отделов ВЭД или логистики.
За три года работы Алексей Прозоров собрал команду опытных профессионалов, которая сейчас ведет 50 проектов. Годовой оборот компании составляет 150 млн рублей.
Основное и самое прибыльное направление — импорт оборудования для майнинга криптовалют. Компания является партнером китайского завода Bitmain. За первые 10 месяцев 2018 года это направление принесло 120 млн рублей.
«Однажды я понял, что нарушена логика дебиторской и кредиторской задолженности. Отмотав события обратно, осознал, что не хватает 120 тысяч рублей. Где они – не понятно», — вспоминает Алексей Прозоров.
Проблемы и задачи
До внедрения специализированной программы финансовым учетом занимались собственник и генеральный директор. Учет вели в Excel, но единой картины бизнеса не было. Главными трудностями были сведение всех счетов и корректный учет денег.
Дополнительную сложность создавала мультивалютность операций. Компания работает с евро, юанями, долларами и рублями, учитывая наличные средства и деньги за границей.
Также было необходимо разделять разные проекты одного контрагента. В системе всё сливалось воедино, что приводило к путанице.
«Решили, что нужен инструмент, который даст информацию здесь и сейчас. Разбираться в прошлом и в большом количестве информации критически сложно!» — заявил владелец бизнеса.
Внедрение и организация работы
После утери средств в IMPORT.PLUS рассмотрели несколько программ. Из всех сервисов «ПланФакт» показался самым удобным, практичным и современным.
«Внедрение программы ПланФакт заняло 1 день. Разбирались еще 2 дня. Очень довольны работой сотрудников и техподдержки», — добавил Алексей Прозоров.
В компании разработали проектную схему: одна поставка – один проект. После отгрузки и подписания документов проект закрывается, а эксперт получает премию. Для нового заказа открывается новый проект.
Активно в программе работают бухгалтер и собственник. Еще 8 экспертов имеют гостевой доступ для изучения аналитики своих проектов без права редактирования.
«Если 8 человек имеют доступ к редактированию и удалению, то это катастрофа! Поэтому ограничение прав доступа в программе для нас очень важно», — отметил Прозоров.
Результаты
«ПланФакт помогает делать учет здесь и сейчас, вносит ясность, что будет завтра. Благодаря программе мы получили возможность планировать расходы, исходя даже из прогнозируемых доходов», — сообщил владелец компании.
Учет проектной прибыли
Любимая функция Алексея — «Проект». Она позволяет учитывать проектную прибыль и планировать доходы с расходами. Эксперты привязаны к прибыли проекта и видят свою эффективность.
Например, программа показала, что один эксперт при обороте в 10 млн рублей принес прибыль 140 тыс. рублей (1,4%), а другой при обороте 3 млн рублей — 450 тыс. рублей (15%).
«Когда нужно точно рассчитать, чем закончится проект, мы используем ПланФакт и его функцию «Планировщик»», — пояснил предприниматель.
Сокращение издержек
Функция прогнозирования кассовых разрывов помогает сокращать издержки. Увидев прогноз разрыва на ноябрь 2018 года, компания заранее сократила расходы более чем на 100 тысяч рублей.
Также эта функция позволяет перераспределять расходы. Например, зная о будущем разрыве, можно договориться с арендодателем об арендных каникулах.
Программа вместо финансиста
«ПланФакт» заменяет для компании опытного финансового менеджера, чья зарплата на рынке начинается от 100-150 тысяч рублей в месяц.
«Программа позволяет видеть всю картину в комплексе, быстро и до наступления момента события. Без программы ПланФакт мы, скорее всего, не смогли бы выдержать такую динамику бизнеса», — заключил Алексей Прозоров.
