Компании «Компас Нева» и «Спецтехнологии» занимаются проектированием, строительством и обслуживанием систем безопасности в Санкт-Петербурге. К последнему направлению относятся домофония, охранно-пожарная сигнализация и автоматика. В штате организаций работает 10 человек, а годовой оборот достигает 60 млн рублей.
Excel не справлялся с «эксплуатацией»
Изначально финансовый учет велся в Excel. Этого хватало для контроля строительства и проектирования, однако направление эксплуатации плохо поддавалось такому учету и создавало проблемы.
«Эксплуатация строится на постоплатах. Мы провели месяц обслуживания всей автоматики в жилом комплексе, в конце месяца получили деньги. Excel не давал ясности по рентабельности направления, не справлялся с учетом как таковым», — пояснил генеральный директор Виталий Хлусов.
По его словам, это приводило к кассовым разрывам: деньги от клиентов еще не поступили, а обязательства нужно было выполнять немедленно. Финансы брали из других направлений, но из-за непонимания рентабельности — не из наиболее прибыльных, а просто оттуда, где они были в наличии. Таким образом, проблемы в одном сегменте бизнеса сказывались на всей компании.
ПланФакт увидели на ноутбуке коллег
О сервисе для автоматизации учета Виталий Хлусов узнал от партнеров. «Коллеги показали на своем ноутбуке, как у них работает ПланФакт. Мы тоже решили попробовать», — отметил он.
Внедрение заняло продолжительное время и в основном велось силами компании. Консультантов ПланФакта привлекли лишь на старте для помощи в структурировании статей. «Сперва работали на настройках по умолчанию, потом увидели, как их подстроить под особенности нашей компании. Постепенно настроили сервис под себя», — добавил Хлусов.
Сейчас в системе эксплуатация разделена на две статьи, что обеспечивает оптимальный контроль. Раньше из-за большого количества объектов и контрагентов было сложно отслеживать оплаты.
«Мы обслуживаем многоквартирный дом: системы видеонаблюдения и домофонии, охранно-пожарную сигнализацию, автоматику ворот, шлагбаумов. В конце месяца выставляем счет, продолжаем обслуживание. Но своевременность оплат отследить никак не получалось. Сейчас видим приближение кассового разрыва, сколько нужно денег, чтобы его избежать», — сообщил генеральный директор.
Результаты
После внедрения сервиса компания получила несколько ключевых преимуществ.
- Появилась возможность видеть рентабельность по направлениям. «После внедрения ПланФакта мы узнали, что эксплуатация дает 36% доходности всей компании. При увеличении этого показателя до 40%, прибыльность строительства как направления автоматически увеличивается с 25 до 30%. Раньше мы не то что не могли влиять на рост прибыльности, но даже не могли его оценить», — заявил Хлусов.
- Удалось избежать кассовых разрывов. «Как только я вижу, что направление уходит в минус, сразу смотрю, кто не оплатил и обзваниваем должников. Раньше были постоянные переливания денег с одного направления на другое. Мы даже не понимали, с какого направления берем деньги и сколько там нужно оставить», — пояснил он.
- Сервис позволяет анализировать стоимость, скорость и эффективность работы бригад. «На долгоиграющие проекты, где возможен простой, лучше взять более дешевую бригаду, которая выполнит работу не спеша. А более квалифицированную и дорогую бригаду отправить на срочный проект», — привел пример руководитель.
- ПланФакт детализирует расходы по каждому подрядчику и проекту. «Например, на прокладку кабельных линий мы нанимаем одних подрядчиков, а монтаж оборудования и пусконаладочные работы выполняет более квалифицированная бригада. Сервис дает все данные, чтобы для каждого вида работ подбирать оптимальный инструмент», — отметил он.
- Время на ведение учета сократилось минимум в 5 раз. «Работа в Excel занимала час-полтора в день. Теперь для аккуратного финансового учета достаточно 15 минут ежедневно», — сообщил Виталий Хлусов.
- Появился контроль этапов работ по проектам. «В ПланФакте я вижу, какие объекты в работе, какие завершены. Это невозможно было отследить в Excel без создания громоздких таблиц. В работе компании 10-15 объектов параллельно, и Excel не давал возможности видеть их в отдельности», — резюмировал он.
После внедрения ПланФакта в компании появились объективные данные, исчезли кассовые разрывы и стала понятна рентабельность направлений. Это и есть главный результат автоматизации финансового учета.
