Михаил Грозин, соучредитель компании SMART ROOMS, рассказал о том, как его фирме удалось наладить качественный учет за 30 минут в день, отслеживать рентабельность по проектам и сохранить бизнес в кризис.
О компании
Компания SMART ROOMS, основанная в 2015 году, специализируется на оснащении конференц-залов и переговорных комнат. В работе одновременно находится до 10 проектов, а штат насчитывает 8 сотрудников. Оборот компании в 2019 году составил 61 млн рублей, а на 2020 год был запланирован оборот в 80 млн рублей.
Проблемы и задачи
Изначально финансовый учет вели оба соучредителя. Однако ручной ввод данных был неудобен и нерегулярен, что приводило к отсутствию актуальной информации.
«С самого начала учет мы вели вместе с моим коллегой-соучредителем. Сначала сидели в Excel, потом перешли на EasyFinance. Все нужно было вводить вручную, это было неудобно, систематически это делать не получалось, поэтому информация всегда была неактуальной», — пояснил Михаил Грозин.
Для решения проблемы потребовалась система с автоматическим импортом операций со всех расчетных счетов.
Внедрение и организация работы
Решение было найдено во время участия в мастермайнде, где Михаил увидел работающие аналоги.
«На мастермайнде одни предприниматели использовали ПланФакт, а другие – аналогичный специализированный продукт. Я опросил и тех, и других и принял решение, выбрав наиболее удобный для себя сервис», — сообщил соучредитель.
Так в конце 2018 года компания стала клиентом ПланФакта. Новый сервис также позволил делегировать часть рутинных операций ассистенту.
Результаты
Внедрение системы позволило достичь трех ключевых результатов.
Налаженный учет
Теперь на ведение учета регулярно тратится не более 30-40 минут в день.
«Сейчас на работу с ПланФактом я регулярно трачу минут 30-40 в день. Раньше учет велся набегами, и от этого страдало качество. Сейчас у нас все четко», — отметил Михаил.
Контроль рентабельности
Система предоставила возможность видеть рентабельность каждого проекта в одном окне.
«Для нас важно, что в одном окне мы видим рентабельность всех проектов. Каждый болтик и каждый кабель учтены в расходах. Когда видишь рентабельность каждого проекта, легко принимать решения», — добавил он.
Сохранение бизнеса в кризис
Во время пандемии актуальные финансовые данные помогли принять трудное, но необходимое решение.
«В период пандемии ПланФакт оказался особенно актуален. Посмотрели свои расходы и ближайшие платежи и, чтобы сохранить компанию, поговорили с сотрудниками. Мы совместно приняли решение сократить всем, и себе в том числе, зарплаты на 20%», — рассказал Михаил Грозин.
Эта мера помогла компании пережить самые тяжелые месяцы карантина и восстановить выплаты в полном объеме уже в июне.
