Илья Халтуринский, собственник московского агентства WebDevGroup, рассказал, как навел порядок в финансах, освободил время менеджера, обнаружил 15% недополученной прибыли и сэкономил 200 000 рублей за год.
О компании
Агентство аутсорс-продакшена WebDevGroup было открыто в 2010 году. Компания специализируется на разработке сайтов и веб-проектов. Её основными клиентами являются организации, которым требуются индивидуальные ERP- и CRM-системы. Кроме того, агентство работает с интернет-магазинами и выступает субподрядчиком для крупных digital-агентств. В WebDevGroup семь удаленных сотрудников, а годовой оборот составляет 10–15 млн рублей.
Проблемы и задачи
До внедрения специализированного сервиса учетом занимался только Илья. Основной проблемой было отсутствие понимания прибыльности каждого проекта. Ведение нескольких проектов одновременно и систематизация платежей с трудозатратами в Excel были затруднительны.
«Если мы по договору получаем за проект фиксированную сумму, то при увеличении сроков разработки, в случае форс-мажора, мы легко можем уйти в минус. Особенно, если в проекте появляются непредвиденные накладные расходы. Расходная часть увеличивается, а доходная остается прежней. В Excel сводить это непросто, особенно методом начисления», — пояснил Илья Халтуринский.
Попытки создать собственную систему учета также не увенчались успехом. «Я пытался писать свою систему, но это сложно и трудоемко. Не хватало времени и сил, чтобы все продумать. Идею пришлось оставить», — добавил он.
Внедрение и организация работы
Для решения проблемы Илья начал искать специализированный сервис и отобрал три варианта для тестирования.
«ПланФакт оказался для нас “золотой серединой”: в нем сочетались удобство и наглядность интерфейса, общий доступ к показателям и легкость внесения операций. У сервиса отличная поддержка», — отметил собственник агентства.
За месяц все финансовые данные за историю работы компании были перенесены в новый сервис.
Результаты
Внедрение системы позволило добиться нескольких ключевых улучшений.
- Экономия времени собственника. Илья сократил личное время, затрачиваемое на учет, до одного часа в неделю.
- Освобождение времени менеджера. После появления функции автоматического разнесения платежей необходимость в помощи менеджера в учете отпала.
- Оценка прибыльности проектов. Стала понятна реальная доходность по каждому проекту и клиенту.
«Выстроенный проектный учет показал нам проекты, на которых мы не зарабатывали. Благодаря анализу расходов в ПланФакте мы поняли, какие проекты и клиенты являются для нас прибыльными, а какие — нет», — сообщил Илья Халтуринский.
- Экономия 200 000 рублей на аренде серверов. Анализ накладных расходов, которые раньше было сложно учитывать, позволил оптимизировать эти затраты.
- Порядок в финансах и обнаружение недополученной прибыли. Сервис дал четкую картину cashflow и помог выявить 15% недополученной прибыли за полгода.
