Собственник студии m1x studio из Киева Андрей Милицкий поделился опытом организации финансового учета. Он рассказал, как обходился без специализированных знаний, устранил кассовый разрыв и определил, что выгоднее: аутсорс или штатные сотрудники.
О компании
Студия m1x studio, основанная в 2016 году, создает компьютерную графику и спецэффекты для рекламы, кино и музыкальных клипов. Ее оборот в 2019 году составил 4 млн рублей, а план на 2020 год предполагал его удвоение. Команда работает с рекламными агентствами, ведя одновременно до 4 проектов. В штате студии 6 человек, еще 6 привлекаются на аутсорсе.
Проблемы и задачи
Андрей начинал бизнес, параллельно работая по найму. Когда проекты выросли, он основал студию и задумался об учете.
«Постепенно мы выделились в отдельную компанию и сняли офис. Я занялся управлением. При покупке оборудования для студии мы сразу начали думать об организации учета», — пояснил он.
Сначала, как и многие, предприниматель использовал Excel, но это создавало больше проблем, чем решений.
«Учет в Excel организовать неудобно: много операций терялось, возникала путаница с начислениями. С дебиторкой и кредиторкой была глобальная проблема — я просто не знал, как они должны выглядеть. О статистике и анализе речи не шло. Я понимал, что это черновик, и нужен доступный инструмент, не требующий специальных курсов», — отметил Милицкий.
Внедрение и организация работы
Необходимость в решении заставила Андрея искать специализированные сервисы.
«На «1С» даже не смотрел — для нас это избыточно сложно. Я изучал ПланФакт, украинский сервис и несколько локализованных западных проектов. Зарубежные отпали, и я сравнивал ПланФакт с другим спецсервисом. Он, к сожалению, был сыроват. А ПланФакт выглядел как современный сервис: с классным интерфейсом и молниеносной поддержкой. Он сразу меня покорил», — рассказал основатель студии.
Перенос данных занял два вечера, после чего началась активная работа.
«Люди в малом и среднем бизнесе должны сами во всем разбираться, хотя времени на это нет. У меня нет бухгалтерского бэкграунда, и недостающие знания я нашел в сервисе. Подобных решений я не видел! Он отлично «упакован»: интерфейс побуждает изучать все глубже. В Excel было неудобно вести кассу, а в ПланФакте поддержка сразу предложила несколько способов учета. Очень наглядна и кредиторская задолженность», — добавил он.
Сейчас в сервисе работают два человека: собственник и бухгалтер. В 2020 году Андрей планировал полностью передать бухгалтеру ведение учета, а сам сосредоточиться на анализе и прогнозировании.
Результаты
- Налажен полноценный финансовый учет. «На внесение данных уходит около часа в неделю. Все показатели легко анализировать, видны будущие платежи, маржинальность и прибыльные проекты. Учет стал качественным. Теперь мы планируем бюджет, и денег хватает на работу. Сервис дает уверенность, что все под контролем», — сообщил предприниматель.
- Устранен кассовый разрыв. «С началом работы в сервисе мы сразу обнаружили кассовый разрыв. Это позволило оперативно обратиться к подрядчикам с просьбой рассчитаться вовремя и за эти средства погасить долги перед нашими контрагентами», — пояснил он.
- Проанализированы затраты и оптимизирован штат. «Раньше я думал делать упор на аутсорс, но анализ данных показал, что это не так выгодно. В результате мы набрали двух сотрудников в штат», — заявил Милицкий.
- Проанализирована рентабельность проектов. «Я удивился, обнаружив, что недорогие проекты для нас более рентабельны. В процентном соотношении с проектов за 500$ мы получаем больше дохода, чем с проектов за 20 000$», — поделился он.
