Клиника трихологии и косметологии IHC-Clinic работает в Москве уже 13 лет. Она применяет израильские методики для лечения волос и кожи, использует современное оборудование и привлекает высококлассных специалистов. В медицинском центре трудятся 20 человек, а годовой оборот компании составляет 30 миллионов рублей.
Ранее весь финансовый учет велся в развернутой Excel-таблице. В ней фиксировали кредиторскую и дебиторскую задолженность, продажи, данные клиентов и возвраты. Ежедневно финансовый директор сводила баланс и отправляла файл учредителю и директору.
Это был трудоемкий процесс, подверженный человеческому фактору. Ошибки при внесении данных существенно осложняли ежедневное сведение баланса.
«Когда баланс не сходился, я подолгу искала ошибки, не всегда их удавалось отследить, приходилось тратить много рабочего времени. А время — деньги», — комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова.
Руководителю и учредителям было сложно разбираться в деталях таблицы самостоятельно.
«У них другие компетенции, другие дела, зачастую не хватало времени объяснить им все нюансы финансовых документов», — добавила Наталья Смирнова.
Поскольку анализировать финансовые отчеты требовалось ежедневно, было принято решение об автоматизации учета.
Выбор системы
Учредитель предложил несколько сервисов для управленческого учета. Финансовый директор остановила выбор на «ПланФакте».
«Я остановилась на ПланФакте, потому что посчитала его максимально адаптированным и понятным для людей без финансового образования», — сообщила Наталья Смирнова.
Работа с новым инструментом
Компания пользуется сервисом с апреля 2021 года. Финансовый директор по-прежнему вносит данные, но теперь руководство легко с ними работает.
«Руководитель начинает свой день с просмотра графиков, диаграмм и показателей в ПланФакте. Для него визуальная подача расходов и доходов оптимальна для понимания», — отметила Наталья.
Теперь он сам замечает перерасходы или нестыковки и передает их для детального разбирательства.
Результаты внедрения
- Руководство в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании.
- Сервис помогает экономить порядка 1 миллиона рублей в год.
«Примеров экономии достаточно много. Увидели, что обслуживание счета в одном банке обходится в 24 тыс. руб. в месяц. Сменили тариф и теперь платим 5 тыс.», — привела пример Наталья Смирнова.
Также компания скорректировала расходы на эквайринг и аренду отдельного помещения для колл-центра, что в сумме дало значительную экономию.
- «ПланФакт» помогает регулировать закупку препаратов, избегая излишков и порчи товара с истекшим сроком годности.
- Отчеты формируются автоматически, что существенно экономит время по сравнению с ручным внесением данных в Excel-таблицы.
- Ведение учета в системе дисциплинирует сотрудников, так как все отделы следят за соблюдением ежемесячного бюджета.
«Руководители нацелены на то, чтобы больше продавать. А я как финансовый директор нацелена на то, чтобы экономить. ПланФакт мне в этом способствует. Так компания получает гармоничное развитие», — подытожила Наталья Смирнова.
