Как ПланФакт может помочь открыть новый отдел, предотвратить кассовые разрывы и сохранить спокойствие руководителя? Опытом использования сервиса поделился Павел Синицын, основатель компании «ПЕРМПРОЕКТБЮРО».
Компания занимается проектированием зданий, инженерных сетей и очистных сооружений. Основные заказчики – государственные структуры: ведомства, муниципалитеты и школы. Несмотря на молодость (компания основана в декабре 2017 года в Перми), бизнес быстро растет. Сегодня в коллективе 24 человека.
Одновременно ведется 34 проекта со средним чеком 1 млн рублей. Крупнейший контракт на конец сентября 2018 года составил 3 млн рублей. Годовой план по продажам в 60 млн рублей выполнен более чем наполовину.
Все работы компания проводит без авансовых платежей. Средняя длительность проекта – три месяца. Деньги с завершенных проектов закрывают расходы по текущим. В такой модели неизбежны кассовые разрывы, когда временно нет средств для зарплат или расчетов с поставщиками.
«Чтобы нам начать работать, нужно набрать много проектов. Все они ведутся с отложенными платежами: месяц, два, три, даже пять месяцев есть», — пояснил Павел Синицын.
Было необходимо с самого начала прогнозировать сложные ситуации и вести управленческий учет. Компания пробовала другое ПО, но сервис оказался неудобным, а поддержка — некачественной. Тогда приняли решение перейти на ПланФакт.
«Процесс внедрения занял меньше месяца. За это время специалисты ПланФакта вручную перенесли историю наших финансов, постоянно уточняли операции и давали рекомендации. Со мной работали два менеджера. За поддержку ставлю 5 из 5», — сообщил основатель компании.
Сегодня с сервисом постоянно работают четыре сотрудника, вносящие данные. Павел Синицын использует программу для стратегического планирования.
«Все прогнозы я строю через ПланФакт. Заглядываю в программу, чтобы провести эксперименты: что будет, если взять кредит или отложить оплату? Так я моделирую разные ситуации», — отметил он.
Благодаря сервису компания заранее видит все кассовые разрывы. Это позволяет договариваться с исполнителями и поставщиками, точно зная сроки будущих платежей.
Ключевые функции сервиса
У Павла Синицына есть любимые инструменты в ПланФакте. Во-первых, три основных финансовых отчета:
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- отчет о прибылях и убытках (ОПУ);
- балансовый отчет.
Если раньше их собирали в Excel, и картина была неясной, то сейчас данные стали четкими и прозрачными. Во-вторых, вкладка «План и факт». Она помогает прогнозировать закрытие работ и поступление денег, а также оценивать прибыльность каждого проекта в разрезе месяцев.
Принятие управленческих решений
ПланФакт помог принять решение о создании нового отдела. Для проектных работ требуются инженерные изыскания. Раньше компания привлекала субподрядчиков, считая это дешевле, чем содержать свой штат и дорогое оборудование.
Анализ данных в сервисе показал обратное. Оказалось, что штатные специалисты обходятся дешевле. В результате был создан собственный отдел изысканий, и компания избавилась от зависимости от подрядчиков.
Выявление убыточных проектов
Павел Синицын помог внедрить ПланФакт партнерам. Одна из компаний занимается строительством частных домов. В высокий сезон закупки материалов шли огромными объемами, а затраты по каждому объекту отдельно не считались. Казалось, что в сезон всегда есть деньги, а значит, и прибыль.
После загрузки данных в ПланФакт выяснилось, что несколько объектов были убыточными. На детальный анализ ушло две недели. Сервис дал владельцу бизнеса объективную картину происходящего.
Понятная аналитика и привлечение инвесторов
Другой компании-партнеру, которая поставляет оборудование, услуги оплачиваются с большой отсрочкой. Ее руководитель долго не мог убедить инвесторов в необходимости финансирования, так как его аргументы не подкреплялись аналитикой.
После переноса данных в ПланФакт появился наглядный график. Он показал, когда возникнет кассовый разрыв, как его закрыть с помощью инвестиций и как затем вернуть средства инвестору с прибылью.
«С внедрением ПланФакта появилось самое главное – спокойствие. Доходы у нас большие, но чтобы их получить, нужно постоянно делать маленькие платежи. Благодаря сервису я уверен, что все эти расходы учтены», — подытожил Павел Синицын.
