Электронный документооборот, сдача отчетности через интернет и участие в тендерах требуют наличия электронной подписи. Это цифровой аналог собственноручной подписи человека, который позволяет идентифицировать владельца и подтвердить факт подписания им документа.
Использование ЭП избавляет от необходимости распечатывать, физически подписывать и сканировать бумаги. Предприниматели применяют ее для ключевых бизнес-процессов.
Что такое электронная подпись?
Это специальный реквизит электронного документа, предназначенный для идентификации лица, подписавшего документ. Правовое регулирование осуществляется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Виды электронных подписей
В России существует три основных вида электронных подписей.
Простая электронная подпись
Она представляет собой комбинацию логина и пароля, код из SMS или иные аналогичные средства. Создать такую подпись можно самостоятельно, но юридической значимости она не имеет.
Простая ЭП не подходит для участия в тендерах или сдачи отчетности в государственные органы. Ее обычно используют для внутреннего документооборота, банковских операций или авторизации на портале Госуслуг.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Для ее создания применяются средства криптографической защиты. НЭП не только идентифицирует владельца, но и подтверждает, что документ не был изменен после подписания.
«Электронные цифровые подписи бывают облачные и на электронных носителях. Я рекомендую использовать защищенные электронные носители, например, рутокен», — сообщила эксперт в сфере закупок Дарья Опарина.
Такую подпись можно создать самостоятельно или получить в удостоверяющем центре. Она подходит для обмена документами с контрагентами, если стороны предварительно заключили соответствующее соглашение.
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП)
Это самый надежный вид подписи, создаваемый с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ России. Получить КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.
Вместе с ключом выдается квалифицированный сертификат. КЭП автоматически придает документам юридическую силу и подходит для любых задач:
- Участие в государственных закупках.
- Сдача отчетности в ФНС, ПФР и другие контролирующие органы.
- Полноценный электронный документооборот.
«Электронная цифровая подпись – это очень просто и удобно, никаких сложностей не было», — отметил генеральный директор Бюро переводов iTrex Вениамин Бакалинский.
Перед обращением в удостоверяющий центр необходимо проверить его аккредитацию на сайте Минцифры России.
Плюсы электронной подписи
Процессы становятся быстрее Контрагенты получают подписанные документы мгновенно, что ускоряет заключение сделок и поставки.
Вениамин Бакалинский рассказывает про свой опыт использования ЭП: «Сейчас около 70% всех наших клиентов обмениваются с нами документами в электронном виде. Это позволило избежать задержек, связанных с обменом бумажными оригиналами, и дало некоторую экономию на курьерских расходах».
Удобство работы с контролирующими органами Отпадает необходимость личного визита в инспекцию. Отчетность можно отправить в любое время суток прямо из офиса.
Минусы использования электронной подписи
Затраты на оформление и установку Основные расходы связаны с получением подписи, покупкой токена, настройкой рабочего места и установкой необходимого программного обеспечения.
«Из-за разнообразия технологий не существует «универсальной» подписи, которая была бы у человека одна и для всего», — пояснил коммерческий директор сервиса Sign Me Тимур Алексеев.
Ограниченный срок действия Срок действия сертификата КЭП, как правило, составляет один год, после чего его необходимо перевыпускать. Просрочка может привести к срыву сроков сдачи отчетности и штрафам.
«Срок действия КЭП ограничен, нужно перевыпускать подпись на генерального директора, если он сменился», — добавила юрист-аналитик Карина Барг.
Скоро электронная подпись понадобится почти всем
К 2024 году планируется расширение обязательной маркировки товаров, а с 2025 года — введение обязательного ЭДО для участников оборота маркированной продукции. ЭП также требуется для регистрации онлайн-касс и работы с операторами фискальных данных.
Могут ли подделать электронную подпись?
Подделать саму усиленную квалифицированную электронную подпись технически невозможно. Однако существует риск кражи носителя с ключом или несанкционированного доступа к нему.
«Подделать электронную цифровую подпись невозможно, но бывают случаи, когда подпись используют без ведома владельца», — заявил руководитель представительства УЦ «ИжТендер» Михаил Александров.
Иногда возникают спорные ситуации с оформлением подписи без личного присутствия, что может ставить под сомнение ее легитимность.
Правила безопасности
Для защиты электронной подписи эксперты рекомендуют соблюдать несколько правил.
- Сразу измените стандартный пароль на USB-токене и никому его не сообщайте.
- Никогда не передавайте носитель с ключом ЭП другим лицам.
- Используйте только сертифицированные токены.
- Избегайте посещения сомнительных сайтов и установки непроверенного программного обеспечения.
- Обязательно используйте надежный антивирус на рабочем компьютере.
