Предприниматель из Санкт-Петербурга Дмитрий Клиндухов рассказал, почему ему пришлось искать замену Excel для учёта финансов своей компании, как он увидел реальную прибыльность бизнеса и организовал работу с дебиторской задолженностью.
О компании
Компания «Феррум Студио» была основана в Санкт-Петербурге в 2002 году. До 2008 года она занималась обслуживанием компьютеров и серверов, а затем начала осваивать SEO-продвижение сайтов. С 2015 года это стало её основным и единственным направлением.
Основную клиентскую базу составляют интернет-магазины и производственные компании с годовым оборотом от 15 до 50 миллионов рублей. Одновременно ведётся 20-30 проектов в зависимости от их объёма. В компании работает 6 человек, столько же привлекается для решения конкретных задач.
Годовой оборот составляет 10,5 миллионов рублей, а планируемый на 2019 год — 16 миллионов.
Проблемы и задачи
Учётом всегда занимался только Дмитрий, не привлекая других людей.
«До 2007 года обходились без учёта вовсе. Это было просто, так как всех клиентов знал наизусть. Тогда годовой оборот был меньше, чем сейчас за месяц. Когда клиентская база выросла, начали путаться и поняли, что нужно фиксировать взаиморасчёты», — сообщил предприниматель.
Сначала для этого использовалась Excel-таблица. Программа 1С применялась для выставления счетов и бухгалтерии, но реальная картина бизнеса отражалась именно в Excel.
Учёт в Excel разрастался пропорционально задачам. Для разных счетов, возвратов денег и аналитики приходилось создавать отдельные таблицы, а затем сводить их вручную и строить графики.
«Кроме того, тут была очень важна регулярность. Если недели две этим не заниматься, то это катастрофа. Восстанавливать всю информацию было очень трудно и болезненно», — добавил Дмитрий.
Когда таблица перестала помещаться на экран, стало ясно, что нужны изменения. Несмотря на ведение учёта, бизнес столкнулся с кассовыми разрывами и «зависшей» дебиторкой, что замедлило рост.
«Когда начали выяснять, поняли, что миллион на счету только виртуальный. Налоги по нему оплачены, а на счетах компании эти деньги не появятся, потому что клиенты долго не платят», — объяснил он.
Чтобы преодолеть кассовые разрывы, приходилось задерживать платежи или вносить личные средства.
Внедрение и организация работы
Дмитрий выбрал сервис «ПланФакт» после сравнения нескольких вариантов.
«Я стал искать и сравнивать специализированные финансовые программы. Выбрал ПланФакт достаточно быстро, так как он оказался очень похожим на мою финансовую таблицу, только удобнее», — заявил предприниматель.
Он отметил отсутствие ограничений по количеству счетов в тарифах, возможность импорта из банка и автоматическую интеграцию с Тинькофф. Освоение программы заняло пару дней, а все вопросы были оперативно решены с личным менеджером.
Сейчас Дмитрий тратит на работу в онлайн-сервисе от 15 до 30 минут в день.
Результаты
По словам Дмитрия, инструмент позволил качественно управлять деньгами, видеть узкие места и значительно вырасти.
- Аналитика позволила найти проблемы, подсчитать рентабельность и принять меры для её повышения в 4 раза. Увидев, что рентабельность проектов составляла лишь 6%, компания пересмотрела тарифы и структуру затрат. Теперь прибыльность проектов в среднем достигает 25%.
«Сейчас рентабельность меняется от месяца к месяцу. Но, по крайней мере, я заранее вижу кассовый разрыв в ПланФакте», — сообщил Дмитрий.
- Изменилась работа с дебиторской задолженностью. Было принято правило не допускать задолженности свыше 30 дней. Часть клиентов отказалась от сотрудничества, но это высвободило ресурсы для работы с новыми.
«ПланФакт позволяет отслеживать, кто сколько должен. После начала работы с шестью клиентами остановили сотрудничество. На двух подали в суд», — добавил он.
- Время на учёт денег сократилось в 2-3 раза при росте качества аналитики. Работа с программой теперь занимает менее получаса в день вместо 1,5 часа в Excel.
«Я увидел некоторые цифры в новом виде. Работая в таблице, это было неочевидно. Мне не нужно верить, возьмите и проверьте сами», — заключил Дмитрий.
