Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga, рассказала о том, как автоматизация учета помогла бизнесу. Она объяснила, как удалось сократить время на ведение финансов в шесть раз, забыть о кассовых разрывах и успешно пережить коронакризис.
О компании
Студия Be in Bikram Yoga открылась в 2013 году. Ее главная особенность — занятия горячей йогой. Упражнения выполняются по определенному сценарию при температуре 40 градусов Цельсия. Такой формат позволяет стимулировать эндокринную и нервную системы, улучшает растяжку, прорабатывает все тело и снимает стресс.
Екатерина признается, что развивать это направление в России непросто. Постоянно приходится искать баланс, оптимизировать текущую работу, чтобы оставаться на плаву. Сейчас в студии работает 14 человек, из них 10 преподавателей. Оборот компании в 2019 году составил 13 миллионов рублей.
Проблемы и задачи
С момента открытия студии Екатерина вела учет в Excel, однако это было нелегко.
«Я вела учет просто: записывала в таблицу расходы и по факту анализировала доходы. У нас была вечная проблема с кассовыми разрывами, так как часто мы оплачивали расходы по наитию, не планируя, есть деньги на счету — платим, нет — пытаемся отсрочить обязательства. Все управление финансами сводилось к затыканию дыр: деньги направляли туда, где они нужнее в данный момент. Это был огромный стресс», — поделилась она.
Внедрение и организация работы
Изменить подход к учету Екатерине помогли блогеры, рассказывавшие о важности финансового планирования.
«Про то, что есть специальные программы для ведения учета, я узнала от одного из блогеров. Поискав варианты, обнаружила “ПланФакт”. Сервис сразу привлек меня, особенно понравилось наличие обучающих видео и разбор кейсов для каждого из видов бизнеса», — отметила совладелица студии.
После этого она перенесла данные в сервис, и положительные изменения не заставили себя ждать.
Результаты
Внедрение системы принесло студии несколько ключевых преимуществ.
- Учет был автоматизирован, а время на его ведение сократилось в 6 раз.
«До внедрения “ПланФакта” на учет я тратила минимум 1 день в неделю. Мы вели расходы в Excel, но у нас не было четкого разделения по статьям и контрагентам, получалась каша. Каждую неделю я садилась и подбивала данные за прошедший период, а раз в месяц переносила их в другую таблицу для анализа. Я тратила на это очень много времени, и это было муторно. Сейчас я ежедневно посвящаю учету минут 10-15, и все данные в полном порядке», — сообщила Екатерина.
- Студия забыла о кассовых разрывах.
«Отчеты, которые формируются в “ПланФакте”, показывают мне текущее положение дел. Если раньше наши таблицы расходились с реальными цифрами, то сейчас, когда все в одном окне, гораздо проще понимать, что происходит с финансами. До “ПланФакта” каждый месяц у нас случались кассовые разрывы, мы задерживали зарплату и опаздывали с оплатой аренды. Сейчас мы заранее знаем о будущих расходах и про разрывы уже не вспоминаем», — заявила она.
Также она добавила, что благодаря платежному календарю студия начала планировать траты. После налаживания учета и исчезновения кассовых разрывов появились средства на зарплату администратора, а выплаты преподавателям перестали задерживаться.
- Компания смогла пережить коронакризис.
«Еще в феврале мы почувствовали спад клиентского потока и, опираясь на наши финансовые показатели в “ПланФакте”, с марта запустили акцию на абонементы на 1 и 3 месяца. Прибыли с акции хватило, чтобы продержаться самые тяжелые месяцы карантина: заплатить аренду и покрыть зарплаты преподавателей на время вынужденного простоя», — рассказала Екатерина Зуева.
