Собственник московского агентства Вадим Авдяков рассказал, как сэкономил время, наладил качественный учет и начал экономить 40 тысяч рублей ежемесячно.
О компании
Агентство «Усилитель вкуса», основанное Вадимом и партнером в 2009 году, занимается производством рекламных и корпоративных видеороликов. Основные клиенты — средние и крупные компании, в том числе фармацевтические. Ежемесячно выполняется 7-10 проектов при годовом обороте в 30 млн рублей. План по продажам на 2020 год составляет 45 млн рублей. В штате 9 человек, еще около 20 специалистов привлекаются на аутсорсе.
Проблемы и задачи
На старте бизнеса с небольшим количеством проектов вопросы учета решались просто. Однако с ростом компании стала непонятна реальная прибыль.
«На старте проектов было не больше пяти. Клиент заплатил, рассчитались с подрядчиками, остальное забрали себе. По мере роста у нас появился главный вопрос — сколько же мы зарабатываем?» — отметил Вадим Авдяков.
Ситуация усугубилась с наступлением кризиса, когда сокращение проектов привело к нехватке денег на зарплаты и образовались долги перед подрядчиками. Партнер посоветовал внедрить управленческий учет.
«Как и многие, мы построили систему учета на основе Excel. Полученные результаты нам понравились: мы, наконец, поняли, сколько зарабатываем на самом деле, где все деньги, сколько должны мы и сколько должны нам», — добавил он.
Эта система помогла пережить кризис, но с дальнейшим ростом Excel стал отнимать слишком много времени и порождать ошибки.
«Чтобы свести все и подготовить отчет, мне требовалось до полутора недель каждый месяц. Баланс часто не сходился, а из-за одной ошибки страдала вся отчетность. Менеджеры тратили до трети времени на учет вместо работы», — пояснил собственник агентства.
Внедрение и организация работы
Поиск решения привел к отказу от «1С» из-за сложности адаптации. Среди специализированных сервисов искали тот, что покроет все потребности в учете.
«При изучении специализированных сервисов меня поразило, что многие обладали только частью нужного функционала. Но мне повезло, я нашел сервис с полным набором инструментов. Этим сервисом был ПланФакт», — сообщил Вадим Авдяков.
Его опасения по поводу переноса данных из Excel не оправдались благодаря оперативной поддержке.
«Перенос произошел быстро и безболезненно! А самое главное, наконец-то удалось реализовать прогнозирование кассовых разрывов и попроектный учет», — заявил он.
Теперь Вадим начинает день с анализа финансовых показателей за предыдущий день.
Результаты
Внедрение сервиса принесло три ключевых результата.
- Сокращение времени на учет. «После перехода на ПланФакт временные затраты сократились в 5 раз: с двух недель в месяц до двух дней! Менеджеры проектов ежедневно экономят по 2 часа на своих непосредственных обязанностях», — отметил Вадим.
- Качественный учет и экономия на финансисте. «С автоматизацией исчезли ошибки в финансовых данных, теперь цифры точные. Это позволяет прогнозировать и управлять кассовыми разрывами. Благодаря ПланФакту удалось сэкономить на услугах финансового директора», — добавил он.
- Своевременное закрытие дебиторки и экономия 40 тыс. рублей в месяц. «Раньше из-за кассового разрыва мы ежемесячно тратили 40 тыс. рублей на обслуживание кредита. С ПланФактом мы закрываем дебиторскую задолженность в срок и заранее видим грядущий разрыв», — подвел итог предприниматель.
