Руководитель компании «Yappi» из Электростали Максим Уткин рассказал, как перевел учет из шести таблиц Excel в «ПланФакт» и сэкономил на услугах финансового директора 1,4 млн рублей.
О компании
Компания «Yappi» работает на рынке рекламы девять лет, занимаясь полиграфией и сувенирной продукцией. Ее клиентами являются юридические лица — от небольших магазинов до крупных сетей, таких как Metro и «Глобус», а также промышленные предприятия. Годовой оборот составляет 13 млн рублей, а штат сотрудников — 10 человек. Компания одновременно ведет до 20 проектов.
Проблемы и задачи
Учет финансов велся собственными силами в Excel на основе таблиц из финансовой школы. Это создавало значительные неудобства.
«Вопрос по контролю финансового потока возник у нас давно, но мы не спешили приступать к поискам специализированного сервиса. Для бухгалтерского учета использовали 1С, для финансового – таблицы Excel. Таблиц была целая куча: отдельно ДДС, отдельно план/факт, баланс и прочее. Заполнять все это и сводить одно с другим очень неудобно», — пояснил Максим Уткин.
Было сложно оценивать темпы роста и управлять ими. Кроме того, компания регулярно сталкивалась с внезапными кассовыми разрывами.
Внедрение и организация работы
После очередного кассового разрыва было принято решение об автоматизации. После изучения нескольких сервисов выбор остановили на «ПланФакте».
«Процесс заполнения табличек занимал очень много времени, особенно расстраивало повторное внесение данных. Я стал искать другие способы ведения. На старте особенно сыграла свою роль цена», — сообщил руководитель.
Обучение работе в сервисе проходило поэтапно, по одной функции. Максиму Уткину понравился интуитивно понятный интерфейс системы.
Результаты
Внедрение сервиса принесло компании несколько ключевых преимуществ.
- Учет был автоматизирован и выведен на новый уровень. «Сейчас мы тратим на учет всего час в день. Время, которое тратили на перебивание цифр из таблицы в таблицу, сейчас тратится на качественный анализ финансовой ситуации», — отметил Максим Уткин.
- Улучшилось управление ликвидностью. «Кассовые разрывы все еще есть, но теперь мы видим их заранее и можем спрогнозировать ситуацию и подготовиться к ним», — добавил он.
- Компания сэкономила на оплате услуг финансового директора, средняя годовая зарплата которого в Москве составляет 1,4 млн рублей. «Брать финансового директора – дорогое удовольствие. В «ПланФакте» наиболее полный функционал за разумную цену. Я приобрел лицензию на год и не могу нарадоваться удобству сервиса», — заявил руководитель.
