Денис Лопатский, собственник компании Volta, рассказал, как ему удалось освободить собственное время, улучшить работу отстающего направления и ежемесячно экономить 85 тысяч рублей.
О компании
Компания Volta уже три с половиной года занимается комплексной модернизацией систем освещения. Бизнес-модель основана на привлечении капитала от федеральных инвесторов, что позволяет не использовать собственные средства, а оплачивать работы за счет будущей экономии заказчика. Клиентами являются магазины, торговые центры, склады и промышленные предприятия. На текущий момент в работе находится более 250 проектов. В штате 17 сотрудников, а годовой оборот достигает 200 миллионов рублей.
Проблемы и задачи
В компании отсутствовал финансовый директор, что периодически приводило к кассовым разрывам. Это заставило собственника задуматься об автоматизации учета.
«Мы вели только бухгалтерский учет в «1С», им занимался бухгалтер на аутсорсе. Он не всегда успевал все сводить и предоставлять актуальные данные для управленческого учета. Управленку я вел в Excel-таблицах», — отметил Денис Лопатский.
По его словам, этот подход был неудобен, не хватало планирования и контроля за дебиторской и кредиторской задолженностями. Невозможность проанализировать операционную прибыль требовала отдельного инструмента.
Внедрение и организация работы
Для решения проблемы Денис провел анализ рынка специализированных сервисов и выбрал «ПланФакт».
«Потратил целый месяц на анализ вариантов, представленных на рынке. ПланФакт для нас — золотая середина и по цене, и по функциям. Для меня было важно, чтобы в сервисе была и синхронизация с банком, и интеграция с Bitrix», — пояснил он.
Перенос данных занял три недели, а с возникающими вопросами помогали справляться консультанты технической поддержки. Денис Лопатский особо выделил ключевой функционал.
«Из функционала хотел бы особенно отметить отчет о движении денежных средств и платежный календарь — наиболее полезные для нас опции. Сейчас я вношу данные в ПланФакт самостоятельно, но в следующем месяце планирую делегировать эти обязанности», — добавил он.
Результаты
Внедрение системы позволило добиться конкретных результатов:
- Сократили время собственника. Ежедневная работа с финансовыми данными теперь занимает не более 30 минут благодаря автоматической синхронизации с банком.
- Улучшили работу тендерного направления. Анализ данных в системе выявил отстающее направление, работа над ошибками позволила вывести его в плюс.
- Экономят 85 тыс. рублей в месяц. Экономия сложилась из трех источников: оптимизации расходов на аренду при удаленной работе (10 тыс. руб.), автоматизации склада и перевода кладовщика (50 тыс. руб.), а также высвобождения времени бухгалтера за счет автоматизации учета (25 тыс. руб.).
