Московский предприниматель Артем Савичев рассказал, с какими сложностями он столкнулся при ведении учета в Excel и как их преодоление помогло его бизнесу.
Он является основателем двух проектов: «Онлайн-школы восточной живописи», которая работает уже два года, и «Онлайн-школы китайского языка», запущенной менее полугода назад. В школе живописи обучилось 3,5 тысячи человек, а в языковой школе — пока 200. Ежедневно проводится 150–200 онлайн-уроков силами 20 преподавателей. Оборот компании вырос с 4,5 млн рублей в 2017 году до 13,5 млн в 2018-м, а план продаж на 2019 год составляет 27 млн рублей.
Проблемы роста
Изначально весь учет велся в Excel, но с развитием бизнеса это стало создавать трудности.
«Вести учет в эксель реально, но занимает очень много времени. Невозможно за всеми цифрами уследить, когда делаешь все руками: где-то можешь забыть учесть платеж, что-то пропускаешь», — отметил Артем Савичев.
На рутинные операции уходило по 2–3 часа в день. Особенно остро встала задача оценки эффективности нового языкового проекта.
«Провести оценку эффективности в эксель было проблематично, так как необходимо от общего денежного потока отделить транзакции, которые идут на конкретный проект», — пояснил предприниматель.
Ведение разных проектов в отдельных таблицах мешало видеть общую картину по остаткам средств и прогнозировать кассовые разрывы. Это подтолкнуло к поиску специализированного сервиса.
Выбор и внедрение решения
Внимание предпринимателя привлек сервис «ПланФакт».
«В ПланФакте привлекло все: интерфейс простой, управление простое, интеграция с банками, когда многие операции автоматизированно попадают в систему», — сообщил Артем Савичев.
Он отметил, что внедрение прошло легко благодаря инструкциям техподдержки. После детального изучения функционала владелец бизнеса выделил три ключевые возможности сервиса:
- Ведение нескольких проектов одновременно с консолидацией общих результатов.
- Детализация всех расходов по статьям и группам.
- Автоматический расчет рентабельности.
«Предприниматель может думать, что у него все в порядке, денег на текущие расходы хватает, вроде бы какая-то и прибыль есть, а рентабельность при этом может быть катастрофически низкая», — добавил он.
Достигнутые результаты
С ноября 2018 года «ПланФакт» используется для управленческого учета, и за полгода это дало ощутимый эффект.
Главным достижением стало двукратное повышение рентабельности основного проекта.
«Самое важное – четкое понимание рентабельности по проектам и по компании. Рентабельность основного проекта в то время, когда только ввели в практику использование ПланФакта, получилось поднять с 15 до 30%», — заявил основатель школ.
Время, затрачиваемое на учет финансов, сократилось в семь раз. Раньше на работу с Excel уходило 40–60 часов в месяц, теперь на взаимодействие с сервисом требуется 6–8 часов.
Сервис также помог наладить планирование рекламных бюджетов и анализ KPI по каждому каналу продвижения, что позволило масштабировать самые эффективные из них. Была предотвращена потенциальная кассовая нехватка, которая могла серьезно навредить бизнесу.
«В такие моменты понимаешь, что сервис не просто окупает себя. Порядок в финансах был всегда, но на него уходило очень много времени, а ПланФакт помог сэкономить это ценное время», — подытожил Артем Савичев.
