Компания AVE BURO специализируется на комплексной быстровозводимой застройке для массовых мероприятий в Москве. Она создает инфраструктуру для розничной торговли, питания и развлечений: маркеты, фудкорты и лектории. Для этого используется собственный парк деревянного оборудования, из которого можно собрать объект для любого события. Например, в 2019 году компания участвовала в застройке Пикника «Афиши».
Штат компании состоит из пяти человек, а монтажные бригады привлекаются на проекты в зависимости от объема работ. Годовой оборот компании составляет 23 миллиона рублей.
Авгиевы конюшни в Excel
До 2019 года финансовый учет велся в Excel. Реализация 80 проектов в том году вызвала серьезные сложности.
«Это были настоящие авгиевы конюшни, в которых невозможно было что-то найти. Допустим, к нам приходит постоянный клиент и просит смету на проект. Мне нужно посмотреть, как мы им считали смету год назад. Для этого нужно зайти в рабочий компьютер, найти папку этого клиента, найти договор, а еще лучше скан, чтобы убедиться, что это финальная версия. Это занимало кучу времени. Сейчас в ПланФакте, к слову, это ровно два нажатия кнопки», — рассказывает операционный директор компании Яна Шатунова.
В 2020 и 2021 годах, когда из-за пандемии многие мероприятия были отменены, в компании решили использовать это время для наведения порядка.
«Я сделала гигантский отчет за два года работы, делала его 2 месяца, собирала и высчитывала вручную. Это была титаническая работа. На презентации руководитель компании говорит: “Есть же такой сервис, который помогает это все делать быстрее и проще”. Так я узнала про ПланФакт и про то, что результаты двухмесячной работы можно было получить почти автоматически», — добавляет она.
Три глобальные ошибки внедрения
Идею автоматизировать учет в «ПланФакте» Яна восприняла с энтузиазмом, однако при самостоятельной настройке допустила серьезные ошибки.
«Начала вносить данные в ПланФакт. Казалось, что я все делаю неплохо и интуитивно правильно, но на деле вылезли гигантские минусы и неправильные остатки, которых, как я помню, точно не было. Я вообще не обратила внимания на раздел “расходные статьи”. Все расходы создала отдельными проектами. В общем, пришлось все сносить и начинать работу с консультантом с чистого листа», — признается Шатунова.
В процессе работы с консультантом были выявлены три ключевые ошибки:
- Пренебрежение справочными материалами и изучением функционала перед началом работы.
- Отказ от автоматической загрузки данных из-за страха утонуть в операциях, что привело к двухнедельному ручному вводу.
- Вольное обращение с данными, в частности безвозвратное удаление банковских операций, что искажало отчетность.
Работа с консультантом как путешествие в прошлое
Совместная работа с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой длилась два месяца. За это время была выстроена структура учета и загружены данные за три года.
«Эту работу я называю “путешествие в прошлое”. Она была сложной. Заканчивая, я не раз говорила: “Анжелика, я не представляю, как я буду работать без вас!”. Но консультант уверяет, что когда начнется обычная работа, органическое наполнение данными, все будет идти ровно и без проблем», — сообщила Яна Шатунова.
Она также отметила, что теперь, даже при высокой нагрузке, у нее есть инструменты для контроля, например, телеграм-бот для внесения расходов в реальном времени.
200 тысяч — цена плохого планирования
После корректного внесения данных в «ПланФакт» стали очевидны финансовые последствия ошибок в планировании.
«Мы увидели в объективных цифрах, что плохо спланированные проекты обошлись нам значительно дороже тщательно продуманных. Цифры отлично продемонстрировали нашему техническому директору, что плохо спланированный монтаж стоил 500 тысяч рублей, а подобный, но проработанный — 300 тысяч», — заявила операционный директор.
По ее словам, наглядные цифры из системы убедили технического директора в важности четкого тайминга эффективнее, чем три года устных убеждений.
Работа в кризис
В текущей ситуации, когда проведение массовых мероприятий в Москве под вопросом, компания AVE BURO находится в режиме ожидания.
«Фраза “такого не может быть” недавно совсем потеряла свою актуальность. Теперь мы можем и должны допускать все. Пока не рассматриваем вариант перепрофилирования, потому что очень любим нашу работу», — отметила Яна Шатунова.
Она добавила, что компания будет максимально детально просчитывать каждый будущий проект, чтобы извлекать из него максимум выгоды.
«ПланФакт станет для нас главным антикризисным инструментом, который позволит вынести максимум прибыли из проектов, сколько бы их ни было», — подытожила она.
