Мудрые люди советуют перед началом любого дела задавать себе простой, но крайне полезный вопрос: зачем мне это нужно? Главная задача руководителя — успешно управлять компанией. Однако управлять можно лишь тем, что полностью контролируешь, а контролируешь только то, что понимаешь и измеряешь.
Конечная цель коммерческой деятельности — прибыль. Для её точной оценки требуются три ключевых элемента: понятный учёт финансов, удобный их анализ и наглядное планирование дальнейших действий. Эти три шага необходимы для измерения, контроля и принятия управленческих решений.
Тот, кто знает точные цифры, контролирует свои деньги. Многие предприниматели не разбираются в финансовом учёте, а словосочетание «анализ финансов» вызывает у них нежелание углубляться в тему.
Это продолжается до первого кассового разрыва, когда срочно нужны деньги на аренду. Часто в компании есть бухгалтер для отчётности перед государством, и на этом аналитика денежных потоков заканчивается. Но такого подхода, как правило, хватает ненадолго.
Три конкретные выгоды ведения финансового учета
Понятный финансовый учёт — порядок в деньгах
Любой учёт — это прежде всего порядок. В бизнесе нужно фиксировать все операции: поступление предоплаты, оплату аренды, выдачу зарплаты. Учитывайте не только прошлые, но и будущие движения денег.
Это позволит понять, что происходило, происходит и будет происходить с вашими финансами. Самое главное — вести записи регулярно, в идеале ежедневно. Однако не каждому руководителю хватает дисциплины для рутинных операций. Эти действия можно делегировать.
Анализ финансов — понимание источников доходов и направлений расходов
Когда показатели учтены, нужно понять, откуда и в каком объёме приходят деньги и куда они уходят. Ключевая информация должна быть у предпринимателя под рукой в удобном виде:
- анализ доходов с выделением важнейших клиентов;
- анализ расходов по основным статьям;
- оценка прибыли по организации и по каждому заказу;
- оценка рентабельности;
- предупреждение о кассовых разрывах.
Так вы увидите, какие клиенты приносят 80% выручки (принцип Парето), и на что уходит большая часть ресурсов. Сравнив траты, можно найти пути для их сокращения.
Планирование финансов — определение доступных средств
Когда владелец видит запланированные поступления и затраты, он может принимать взвешенные решения. Например, изъять средства на новое оборудование или, наоборот, отказаться от покупки и перенести её.
Допустим, компания получила крупную предоплату. Возникает соблазн сразу взять часть денег. Но проект может длиться месяцы, требуя новых расходов. Без плана легко ошибиться в расчётах.
Если же доходы и расходы заранее спланированы, можно увидеть финансовый запас, договориться о рассрочке или скорректировать сроки. Когда вы предупреждены о грядущих выплатах, у вас есть время среагировать.
Три требования к системе финансов:
- Учёт должен быть понятным и ежедневным для точного измерения.
- Анализ должен быть удобным и мгновенным для полного контроля.
- Планирование должно быть наглядным и заблаговременным для успешного управления.
Нужные действия — топливо успеха, а денежные средства — топливо бизнеса. Формула успешного бизнеса (при условии хорошего продукта) такова: бизнес = финансовый учёт + анализ + планирование.
Для личных финансов существует множество приложений. Для бизнеса таких сервисов мало. По исследованиям CNews, в 2015 году в России было зарегистрировано около 4 миллионов микро- и малых предприятий, и только 40 000 из них пользовались какими-либо онлайн-сервисами.
Привычный Excel для многих сложен и неудобен. Часто владельцы бизнеса лишь вносят в таблицу доходы и расходы. Принимать стратегические решения на этом основании трудно из-за отсутствия аналитики. К тому же Excel требует ручного изменения.
Для автоматизации разрабатываются специальные сервисы, которые включают все три главных финансовых отчёта. Такие решения требуют серьёзного подхода к безопасности, но дают собственнику отличный инструмент, значительно экономя время.
«Грамотный финансовый учёт — это фундамент, без которого невозможно строить устойчивый и растущий бизнес. Он превращает хаос в данные, данные — в понимание, а понимание — в эффективные решения», — отметила эксперт по управлению финансами Наталия Морозова.
