Чтобы торговать на маркетплейсах, необходимо обмениваться множеством документов: товарными накладными, актами приемки, счетами-фактурами. Это можно делать, в том числе, с помощью электронного документооборота.
ЭДО — это обмен документами между контрагентами через специальные сервисы, которые называют операторами. При его использовании все отправляется онлайн, без печати, подписи и сканирования. Юридическую силу документам придает электронная цифровая подпись, работающая так же, как обычная, но в цифровом пространстве.
ЭДО необходим предпринимателям на маркетплейсах по трем причинам. Во-первых, этого требует закон для продавцов товаров, подлежащих обязательной маркировке. Они должны передавать сведения в систему «Честный знак» через операторов ЭДО, даже если обмен с площадкой идет по почте.
«На Ozon ЭДО необходим для торговли ювелирной или маркированной продукцией, а также для создания поставок на некоторые склады — Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительные центры и дарксторы», — рассказала руководитель отдела по работе с маркетплейсами компании FuLEx Анна Лаврухина.
Во-вторых, этого требуют сами маркетплейсы. У каждой площадки свои условия. Например, на Wildberries ЭДО обязательно для плательщиков НДС, а на Ozon — для продавцов по схеме FBO. В-третьих, это удобнее стандартного обмена. Преимущества включают мгновенную отправку, снижение расходов на курьеров и почту, ускорение процессов и легкое хранение в облачном архиве.
Электронный документооборот придется использовать, если вы продаете маркированные товары или работаете по схеме, где он обязателен. В остальных случаях можно пользоваться упрощенным документооборотом в личном кабинете продавца.
Такой вариант могут выбрать новички, делающие тестовые поставки, или селлеры с небольшим объемом продаж. Однако эксперты рекомендуют использовать ЭДО всем.
«Без электронного документооборота не получится работать с большинством маркетплейсов. Вы просто не сможете начать продавать на площадке, пока у вас нет ЭДО», — отметила руководитель отдела электронной коммерции ООО «Профит Гудс» Алена Галеева.
Работу с маркетплейсами через ЭДО можно разделить на два блока: приемку и отправку документов. В конце месяца площадка присылает пакет документов, которые нужно проверить и подписать ЭЦП. Для отправки документа, например накладной, его формируют в личном кабинете оператора.
«Чтобы работать с ЭДО, нужно зайти на сайт оператора с помощью ключа подписи. Там видны входящие и исходящие документы. Можно отправить накладную на поставку или подписать закрывающие документы по итогам недели», — пояснила эксперт в операционных процессах на маркетплейсах Лина Гриценко.
Если в документе обнаружена ошибка, маркетплейс отказывает в подписи и указывает на неточности. После исправления документ отправляется заново.
Выбор оператора ЭДО зависит от требований маркетплейса. Wildberries не ограничивает продавцов в выборе. Яндекс.Маркет работает только с «Контур.Диадок» и СБИС. Ozon взаимодействует напрямую с «Контур.Диадок» и «СФЕРА.Курьер», но допускает других операторов через роуминг.
«Мы чаще всего используем «Контур.Диадок», он кажется нам самым удобным по интерфейсу», — сообщила Лина Гриценко.
«В нашей компании мы используем «Контур.Диадок». На мой взгляд, это один из наиболее удобных операторов на сегодняшний день», — добавила Алена Галеева.
Чтобы начать использовать ЭДО, нужно выполнить три шага: получить электронную подпись, зарегистрироваться у оператора и добавить маркетплейс в контрагенты. Для получения ЭЦП следует обратиться в ФНС с заявкой, приобрести сертифицированный токен-носитель и посетить налоговую с пакетом документов.
«Чтобы начать работу с торговой площадкой через ЭДО, необходимо зарегистрироваться в системе, с которой работает конкретный маркетплейс, и отправить ему приглашение. После принятия приглашения нужно загрузить в личный кабинет ЭЦП», — объяснила Анна Лаврухина.
